Giai đoạn phân tích: (Bước 2) Phân tích các bên liên quan

Sau khi đã xác định được vấn đề và mục tiêu một cách sơ bộ, bạn có thể tiến hành phân tích các bên liên quan (stakeholders). Công việc của bạn là xác định và tìm hiểu các tổ chức, nhóm người, cá nhân có sự liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp, tích cực hoặc tiêu cực đến sự thành công của dự án và đảm bảo rằng họ không bị loại trừ trong quá trình xây dựng dự án.

Việc xác định được các bên liên quan sẽ giúp bạn:

– Hiểu được các mối quan tâm, khả năng hỗ trợ cũng như ảnh hưởng của từng nhóm người để xây dựng kế hoạch phù hợp

– Có cách tiếp cận phù hợp để giành được sự ủng hộ của những cá nhân/ tổ chức có ảnh hưởng từ quyền lực cũng như tiền bạc

Cách thực hiện:

1. Xác định các bên liên quan

Bạn cần liệt kê tất các các bên liên quan đến ý tưởng dự án, lĩnh vực mà dự án dự định can thiệp. Hãy nghĩ về tất cả những người bị tác động bởi công việc của bạn, những người có ảnh hưởng, có quyền hành với nó, những người có mối quan tâm đến việc thành bại của nó. Sau đó sắp xếp phân loại đối tượng theo nhóm. Lưu ý rằng các biên liên quan có thể là tổ chức hoặc cá nhân, nhưng bạn chỉ có thể giao tiếp hiệu quả với một người cụ thể. Hãy đảm bảo rằng bạn xác định được đúng người trong tổ chức để làm việc cùng.

Các nhóm Diễn giải Ví dụ
Nhóm người thụ hưởng cuối cùngLà những người hưởng lợi từ dự án về lâu dài ở cấp độ xã hội hoặc lĩnh vực tổng thểHọc sinh mầm non
Nhóm mục tiêu Những người sẽ trực tiếp nhận được ảnh hưởng tích cực ở mức các kết quả cụ thể của dự án Các giáo viên được tập huấn/các phụ huynh an tâm gửi con
Nhóm bị ảnh hưởng tiêu cựcNhững người bị ảnh hưởng tiêu cực từ dự án
Những người ra quyết địnhNhững bên/cơ quan có quyền ra quyết địnhỦy ban nhân dân
Bên tài trợNhà tài trợ tiền, máy móc…NGOs
Bên thực hiệnNhững người sẽ thực hiện dự án Sở giáo dục đào tạo, phòng giáo dục đào tạo, ban giám hiệu nhà trường, giáo viên …
Lãnh đạo cộng đồngNhững người đại diện cho cộng đồngTrưởng thôn, trưởng làng, tổ trưởng dân phố
Những người có khả năng phản đốiNhững người có khả năng phản đối/gây cản trở cho dự án
Nhóm ủng hộBên có thể hợp tác để thực hiện dự án Hội khuyến học, NGOs, nhà báo; Hội bảo vệ quyền lợi bà mẹ và trẻ em
Các cơ quan khác nhau hoạt động trong cùng lĩnh vựcNGOs bảo vệ quyền trẻ em

2. Phân tích các bên liên quan

Có nhiều công cụ để bạn có thể phân tích các bên liên quan. Dưới đây là 3 công cụ bạn có thể sử dụng:

Bảng biểu ma trận:  Bạn cần liệt kê các bên liên quan và những khía cạnh bạn muốn đào sâu nghiên cứu để hiểu về từng nhóm trong mối liên quan với dự án của bạn. Việc này giúp bạn xác định được mức độ ảnh hưởng/ quyền lực của mỗi bên cũng như  mối quan hệ mạnh, yếu của các bên liên quan (khả năng xung đột hoặc giúp đỡ lẫn nhau).Dưới đây là ví dụ về dự án Hạn chế tình trạng bạo lực ở các cơ cở, trường học cho trẻ mần non.

Các bên liên quan Đặc điểm cơ bản của họHọ bị ảnh hưởng như thế nào bởi vấn đề mà dự án muốn can thiệpLợi ích của họ trong dự án? Họ được hay mất gì?Họ có thể đóng góp như thế nào cho dự án Họ có thể cản trở như thế nào cho dự án Làm thế nào để làm việc với họ
Trẻ em mầm nonKhông có khả năng tự bảo vệCó nguy cơ/ hoặc đang bị bị bạo hành về thể chất và tinh thầnĐược học tập, sinh hoạt trong môi trường an toànCó khả năng đóng góp nếu được tác động, nhưng khả năng này không chắc chắnKhó tác động do ý thức của trẻ mầm non chưa phát triển đầy đủ, trẻ không có khả năng diễn tả, kể chuyện hoặc hay bị quên Phải có các chuyên gia, các cách tiếp cận đặc thù với trẻ nhỏ
Giáo viên mầm non-Làm việc trong môi trường căng thẳng
-Thu nhập thấp
-Uy tín nghề nghiệp bị ảnh hưởng
-Thu nhập bị ảnh hưởng
- Được tác động, đào tạo để chăm sóc trẻ em đúng cách, không dùng bất cứ phương pháp bạo hành nào
- Nhận biết được các kiểu bạo hành
Họ là một trong những nhân tố chính có thể thay đổi tình trạng bạo hành trẻ em ở trường họcNhiều giáo viên tin vào phương pháp truyền thống của mình, không có ý định thay đổi Phải đào tạo, thuyết phục
....
.....

SWOT: Đây là công cụ phân tích về điểm mạnh, điểm yếu (trong nội tại) và cơ hội, thách thức (từ phía bên ngoài). Công cụ này để đánh giá về tình hình hiện tại của một lĩnh vực, cộng đồng, sản phẩm, dịch vụ, tổ chức, cá nhân. Bạn có thể dùng công cụ này để phân tích cụ thể một bên liên quan để có những hiểu biết sâu sắc về họ. Dưới đây là ví dụ phân tích SWOT về khả năng của nhóm trẻ em bỏ học trong Dự án can thiệp vào tình trạng bỏ học của trẻ em nông thôn.

Điểm mạnh Điểm yếu
- Có thể tiến bộ nếu được quan tâm
- Có khả năng chịu khó, chịu khổ để vươn lên
- Có mong muốn một cuộc sống tốt trong tương lai
-Gặp nhiều khó khăn trong học tập
- Kết quả học tập thường không tốt
Thách thức Cơ hội
- Gia đình nghèo ít được bố mẹ quan tâm,
- Không có nhiều thời gian dành cho việc học
- Dễ bị bạn bè xấu lôi kéo
- Thầy cô và nhà trường có quan tâm đến các em
- Một số tổ chức xã hội muốn giúp đỡ các em
- Cha mẹ mong muốn các em học tập tiếp để có tương lai tốt hơn họ

Hỏi – Đáp: Cách tốt nhất để biết về quan đểm của mỗi nhóm là tìm cách tiếp cận và hỏi họ những điều mà chúng ta chưa rõ về họ. Nếu bạn có thể tiếp cận với bất cứ nhóm mục tiêu nào, hãy  trình bày ý tưởng, lắng nghe phản biện và hỏi về mức độ quan tâm của họ đối với dự án?

3. Xác định cách ứng xử và tiếp cận phù hợp

Các biện pháp phân tích được làm trên giấy tờ dĩ nhiên sẽ vô dụng nếu chúng ta không áp dụng chúng vào thực tế. Hiểu các đối tượng, biết được ai là người có ảnh hưởng, nhóm nào là nhóm có khả năng quan tâm đến dự án là để chúng ta có cách tiếp cận và quản lý các mối quan hệ với họ một cách phù hợp. Bạn cần biết thêm mỗi nhóm phản ứng ra sao đối với dự án của mình, làm thế nào để liên hệ với họ và đâu là cách tốt nhất để làm việc với họ. Ví dụ:

– Người có quyền hạn và quan tâm: Trao đổi thường xuyên, đưa thông tin, hỏi ý kiến để biến họ thành đồng minh của mình

– Người có quyền hạn, nhưng mức độ quan tâm ít: Bạn cần làm họ hài lòng, nhưng không nên tiếp cận quá nhiều (nên tiếp cận qua email)

– Người không có quyền hạn nhưng  ủng hộ nhiệt tình: Cung cấp thông tin đầy đủ (có thể quả các mạng xã hội), yêu cần hỗ trợ khi cần

– Người phản đối: Quan sát, đưa các thông tin phù hợp để cảm hóa dần dần (có thể qua email)

Chúng ta cần phải xác định lại một lần nữa: Bước phân tích các bên liên quan này rất quan trọng và có mối quan hệ chặt chẽ tới các bước khác, đặc biệt là bước lựa chọn ý tưởng dự án. Bởi vì nhiều khi đứng trước nhiều ý tưởng can thiệp khác nhau, việc lựa chọn ý tưởng cuối cùng phụ thuộc vào hiểu biết của chúng ta vào các bên liên quan. Chẳng hạn để giảm thiểu việc học sinh phải bỏ học để kiếm tiền giúp đỡ gia đình, chúng ta sẽ tác động vào giáo viên, các chính sách của trường học hay phụ huynh. Điều này chỉ được quyết định đúng đắn nếu chúng ta đã phân tích và hiểu về các bên liên quan một cách sâu sắc.

Bài tiếp theo: Bước 3- Phân tích vấn đề  bằng sử dụng sơ đồ hình cây

Bài viết sử dụng tài liệu từ: Hướng dẫn quản lý dự án của European Commission

Ảnh bìa bài viết: https://deonbinneman.files.wordpress.com

Comments

comments