Hiểu về bản chất của các vấn đề đang tồn tại trong cộng đồng

Ai trong chúng ta cũng đều có vấn đề của riêng mình – có thừa là đằng khác. Vì vậy, một số bạn sẽ dễ cho rằng phần này, với nội dung về cách định nghĩa và phân tích vấn đề, là không cần thiết. Bạn nghĩ “Tôi biết vấn đề này là như thế nào”. “Chỉ là tôi không biết phải làm gì để giải quyết nó”.

Ấy, đừng vội! Một vấn đề mà không được xác định rõ ràng – hoặc một vấn đề mà bạn không hiểu hết những chi tiết tinh tế, lắt léo bên trong – thì khó giải quyết hơn nhiều so với một vấn đề bạn đã xác định và phân tích rõ ràng. Cách một vấn đề được trình bày và được hiểu sẽ có tác động rất lớn đến số lượng, chất lượng và loại hình giải pháp được đưa ra.

Trong phần này, chúng ta sẽ bắt đầu với những điểm cơ bản, tập trung chủ yếu vào bốn điều. Trước tiên, chúng ta sẽ xem xét bản chất của các vấn đề nói chung, và sau đó, cụ thể hơn, về việc làm rõ và xác định vấn đề bạn đang xử lý. Sau đó, chúng ta sẽ nói về việc liệu bạn có thực sự muốn/nên giải quyết vấn đề đó hay không, hay là cách tốt hơn cho bạn là cứ mặc kệ nó. Cuối cùng, chúng ta sẽ nói về cách thực hiện phân tích sâu về vấn đề.

BẢN CHẤT CỦA CÁC VẤN ĐỀ

Vậy vấn đề là gì? Nó có thể là rất nhiều thứ. Chúng ta có linh cảm khi tồn tại một vấn đề, dù rằng có thể diễn đạt thành lời hay không. Có thể bạn cảm thấy có một chỗ nào đó đang không ổn, nhưng không biết chắc tại sao. Vấn đề có thể chỉ đơn giản là một cảm giác rằng có điều gì đó không ổn và cần được điều chỉnh. Bạn có thể có cảm giác phiền lòng, hoặc thấy có sự bất công.

Nói một cách đơn giản nhất, vấn đề được hiểu là sự khác biệt giữa cái đang có, đang tồn tại và cái có thể hoặc phải có. “Không một đứa trẻ nào đáng phải chịu cảnh thiếu ăn. Tuy nhiên, nhưng điều đó lại đang xảy ra với một phần tư trẻ em ở quốc gia này” – đó là một lời tuyên bố rõ ràng và mạn mẽ về một vấn đề. Một ví dụ nữa có thể là “Công tác truyền thông trong văn phòng của chúng ta không rõ ràng lắm” Trong ví dụ này, lời giải thích về “cái có thể có hoặc phải có” không được nói thẳng ra, mà được ám chỉ.

Như có thể thấy ở trên, một số vấn đề có mức độ nghiêm trọng hơn những vấn đề khác; trẻ em chịu cảnh thiếu ăn là một vấn đề nghiêm trọng hơn nhiều so với việc một trung tâm sinh hoạt văn hóa mới cho thanh niên không có thiết bị luyện tập, mặc dù cả hai đều là các vấn đề có thể và phải được giải quyết. Nói chung những vấn đề nào làm ảnh hưởng đến các nhóm người – trẻ em, các bà mẹ tuổi teen, bệnh nhân tâm thần, người nghèo – ít nhất cũng có thể được giải quyết và trong nhiều trường hợp được cải thiện bớt bằng cách sử dụng quy trình mà chương này sẽ trình bày.

Mặc dù tổ chức của bạn có thể đã chọn giải quyết một vấn đề mà dường như là không thể, quá trình mà bạn sẽ sử dụng để giải quyết lại không hề phức tạp. Tuy nhiên, cần có thời gian, để phân tích vấn đề một cách đầy đủ. Hầu hết mọi người đều đánh giá thấp công việc cần làm ở đây và thời gian cần bỏ ra. Nhưng đây là lại là nền tảng mà trên đó bạn sẽ đặt ra các giải pháp hiệu quả. Đây không phải là lúc đi đường tắt.

Ba khái niệm cơ bản tạo thành phần cốt lõi của chương này: làm rõ, ra quyết định và phân tích. Hãy lần lượt xem xét từng khái niệm.

LÀM RÕ VẤN ĐỀ

Nếu bạn đang dự một cuộc họp giải quyết vấn đề thì bạn đã phải hiểu rằng đang có một điều gì đó không ổn lắm – hoặc có thể nghiêm trọng hơn thế; bạn hiểu rằng có một cái gì đó rất tệ. Đây là sự khởi đầu của bạn, hãy làm những công việc sau:

– Bắt đầu từ những gì bạn biết. Khi các thành viên của nhóm bước vào phòng để chuẩn bị họp, họ nghĩ sao về tình hình hiện nay? Có nhiều cách khác nhau để thu thập thông tin này. Mọi người có thể được yêu cầu ghi lại trước những gì họ biết về vấn đề đó. Hoặc người dẫn dắt có thể tổ chức một buổi “tư duy động não” để cố gắng đưa ra thật nhiều ý tưởng. Nên nhớ rằng một người dẫn dắt tốt sẽ thu lượm được ý kiến từ tất cả mọi người, chứ không chỉ của những thành viên nổi bật hoặc góp lời nhiều nhất.

– Quyết định xem thông tin nào còn thiếu. Thông tin là chìa khóa cho việc ra quyết định hiệu quả. Nếu bạn đang chiến đấu với nạn thiếu ăn của trẻ em, bạn có biết những trẻ em nào đang phải chịu đói không? Khi nào chúng bị đói – triền miên, hay đặc biệt vào cuối tháng, khi tiền đã hết? Nếu đúng là vậy thì vấn đề cần giải quyết của bạn có thể là “Trẻ em trong cộng đồng của chúng ta thường phải chịu đói vào cuối tháng vì tiền lương của cha mẹ chúng bị tiêu hết quá sớm.”

Hãy so sánh vấn đề cần giải quyết này về nạn trẻ em thiếu đói với câu hỏi nêu ra trong phần “Bản chất của vấn đề” phía trên. Các giải pháp cho hai vấn đề này có thể khác nhau ra sao?

-Thu thập thông tin về vấn đề. Bạn có thể thu thập bất kỳ kiểu nào thông tin có nào có thể có. Thông thường nhất là những gì bạn nghe hoặc đọc được sẽ rơi vào một trong các loại sau:

- Dữ kiện thực tế (15% trẻ em trong cộng đồng chúng ta không đủ ăn).
- Suy luận (Một tỷ lệ đáng kể trẻ em trong cộng đồng chúng ta có thể bị suy dinh dưỡng/thiếu cân một cách trầm trọng).
- Suy đoán (Phần nhiều trong số các trẻ em thiếu đói có thể đang sống ở các khu phố nghèo của thành phố.)
- Ý kiến ​​(Tôi cho rằng lý do trẻ em bị đói là vì cha mẹ chúng tiêu hết tiền để mua thuốc lá.)

Khi đi thu thập thông tin, khả năng là bạn sẽ nghe thấy tất cả bốn loại thông tin đó, và có thể tất cả đều quan trọng. Suy đoán và ý kiến ​​có thể đặc biệt quan trọng trong việc đánh giá dư luận. Nếu dư luận về vấn đề của bạn hiện đang dựa trên những giả định sai lầm thì một phần chiến lược giải pháp của bạn có thể sẽ cần bao gồm một chiến dịch thông tin nào đó.

Ví dụ, liên minh của bạn đang vận động bãi bỏ án tử hình, và bạn nhận ra rằng hầu hết mọi người đều mang một niềm tin sai lầm rằng án tử hình sẽ ngăn chặn tội phạm bạo lực. Do đó, trong chiến dịch của mình, bạn sẽ cần phải nói rõ với công chúng rằng điều đó đơn giản là sai.

Bạn tìm thấy thông tin này ở đâu và bằng cách nào? Nó phụ thuộc vào điều bạn muốn biết. Bạn có thể xem lại các cuộc khảo sát, phỏng vấn, tra cứu thư viện và interne

–  Định nghĩa vấn đề. Khi đã có thông tin ở trước mặt, hãy viết ra luôn một bản “mô tả vấn đề ” – một định nghĩa toàn diện về vấn đề đó. Trước khi thực hiện, hãy nhớ hai nguyên tắc chung:

 

1. Định nghĩa vấn đề về mặt nhu cầu chứ không phải giải pháp. Nếu bạn đưa ra định nghĩa về vấn đề trên phương diện các giải pháp khả thi, thì sẽ làm đóng lại các giải pháp khác có thể có hiệu quả hơn. Khi nói "Tội phạm bạo lực trong khu phố của chúng ta đang cao ở mức không thể chấp nhận ", thì sẽ tạo không gian cho nhiều giải pháp khả dĩ hơn là khi nói "Chúng ta cần cảnh sát đi tuần tra nhiều hơn" hoặc "Công dân nên sử dụng súng nhiều hơn để tự bảo vệ mình."

2. Định nghĩa về vấn đề như là một thứ mà mọi người đều chia sẻ; tránh việc đổ lỗi cho một bên nào đó. Điều này đặc biệt quan trọng nếu có những người (hoặc nhóm) từng có tiền sử quan hệ không tốt với nhau nhưng giờ lại cần phải hợp tác để giải quyết vấn đề đó. Các ciáo viên có thể bức xúc với tỷ lệ trốn học cao, nhưng việc đổ lỗi cho riêng sinh viên đối với các vấn đề ở trường học chắc chắn sẽ làm cho sinh viên xa lánh chứ không chịu cùng hợp tác để giải quyết vấn đề.

Bạn có thể định nghĩa vấn đề bằng nhiều cách; người hướng dẫn có thể viết lên bảng một đoạn mô tả vấn đề cần giải quyết, và mọi người đưa ra ý kiến phản hồi, cho đến khi mọi người đều hài lòng, hoặc bạn có thể chấp nhận định nghĩa của một người nào đó khác về vấn đề đó, hoặc sử dụng nó như một điểm xuất phát, rồi sửa đổi cho phù hợp với nhu cầu của bạn.

Sau khi đã định nghĩa được vấn đề, hãy hỏi xem mọi người đã hiểu được thuật ngữ đang được sử dụng chưa. Hãy định nghĩa các thuật ngữ quan trọng trong bản mô tả vấn đề của bạn, ngay cả khi bạn nghĩ mọi người đều hiểu chúng.

Ví dụ: Liên minh Vì Sức Khỏe Hispanic (Hispanic Health Coalition), đã nêu ra vấn đề cần giải quyết “Mang thai tuổi teen là một vấn đề trong cộng đồng chúng ta.” Nghe có vẻ rất rõ ràng rồi, phải không? Nhưng hãy xem lại từ “cộng đồng” một chút. Có thể có người trong nhóm của bạn sẽ định nghĩa cộng đồng là “thành phố nơi bạn sinh sống”, người thứ hai hiểu nó là “khu phố này” và người thứ ba lại hiểu “cộng đồng của chúng ta” là để chỉ người Mỹ gốc Mỹ Latinh.

QUYẾT ĐỊNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Đến lúc này bạn đã dành khá nhiều thời gian cho vấn đề này, và lẽ tự nhiên là bạn muốn thấy nó được giải quyết. Tuy nhiên, trước khi đi xa hơn, điều quan trọng là phải xem xét vấn đề bằng tư duy phản biện và quyết định liệu bạn có thực sự muốn tập trung nỗ lực của mình vào nó hay không. Bạn có thể quyết định rằng bây giờ chưa phải là lúc tốt nhất để cố gắng khắc phục. Có thể liên minh của bạn đã bị suy yếu bởi tác động từ truyền thông ác ý, và cơ hội thành công lúc này là rất mong manh. Hoặc có thể nếu muốn giải quyết vấn đề ngay bây giờ thì bạn phải bỏ qua một mục tiêu quan trọng khác. Hoặc có thể vấn đề này sẽ được xử lý một cách thích hợp hơn bởi một cơ quan hay tổ chức khác.

Bạn và nhóm của bạn cần đưa ra một lựa chọn có ý thức mà mình thực sự muốn để tấn công vào vấn đề. Quyết định này cần phải bao quát được nhiều nhân tố:

Tầm quan trọng. Để đánh giá tầm quan trọng của vấn đề, hãy luôn nghĩ tới tính khả thi. Ngay cả khi bạn đã quyết định rằng vấn đề đó thực sự quan trọng, và đáng được giải quyết, thì câu hỏi đặt ra là bạn có giải quyết được nó không, hay ít nhất là cải thiện đáng kể tình hình. Như vậy: hãy quyết định xem liệu những việc tốt mà bạn có thể làm được có xứng đáng với nỗ lực sẽ phải bỏ ra không. Bạn có phải là người tốt nhất để giải quyết vấn đề này? Liệu có ai đó phù hợp hơn với nhiệm vụ này không?

Ví dụ, có thể tổ chức của bạn đang quan tâm đến các vấn đề của thanh thiếu niên, và gần đây bạn đã hiểu rằng giới tuổi teen không tham gia vào các sự kiện của cộng đồng phần lớn là vì họ không biết gì về chúng. Một bản tin hàng tháng, phân phát ở các trường trung học, có thể khắc phục tình trạng này tương đối dễ dàng.

Đáng tiếc là bạn lại không có nhiều trang thiết bị xuất bản. Bạn có một máy tính cũ và một máy in để bàn, nhưng đây thực sự đâu phải là sở trường của bạn.

Một giải pháp tốt hơn có thể là tìm kiếm những người chuyên về viết lách, thiết kế và/hoặc in ấn, những người có đủ thời gian và trang thiết bị để tạo ra một bản tin với nội dung thú vị hơn, và từ đó sinh viên nhiều khả năng sẽ muốn đọc.

Tác động tiêu cực. Nếu bạn thành công trong việc đem lại giải pháp mà bạn đang thực hiện, các hậu quả có thể xảy ra là gì? Nếu bạn có thể khiến cho các biện pháp an toàn được đưa vào áo dụng tại một nhà máy địa phương, thì sẽ tốn bao nhiêu tiền? Nhà máy sẽ lấy số tiền đó từ đâu? Họ sẽ cắt giảm lương hay sa thải một số công nhân?

Ngay cả khi có một số kết quả không mong đợi, bạn cũng có thể quyết định rằng những lợi ích thu được là lớn hơn những mặt tiêu cực. Cũng như khi bạn uống thuốc chữa bệnh, bạn sẽ phải chịu một số các phản ứng phụ. Nhưng hãy đảm bảo rằng một khi bước vào quá trình giải quyết vấn đề thì bạn đã phải ý thức được rõ về các chi phí thực sự của việc giải quyết vấn đề đó.

LỰA CHỌN TRONG SỐ CÁC VẤN ĐỀ

Bạn có thể phát hiện ra và muốn thấy nhiều vấn đề, nhiều chướng ngại được khắc phục. Trên thực tế, hiếm có nhóm cộng đồng nào mà không có danh sách dài những vấn đề mà họ muốn giải quyết, nếu có đủ thời gian và nguồn lực. Vậy làm sao để quyết định xem sẽ bắt đầu với vấn đề nào trước?

Một đề xuất giản dị là hãy liệt kê tất cả các vấn đề mà bạn đang phải đối mặt và xem liệu chúng có đáp ứng được các tiêu chí liệt kê trên đây (tầm quan trọng, tính khả thi, v.v…) hay không. Thật khó để xếp thứ tự bằng số đếm cho những thứ như vậy, bởi vì trong mỗi hoàn cảnh, một trong những tiêu chí có thể được đặt nặng hơn các tiêu chí khác. Tuy nhiên, chỉ cần có toàn bộ các thông tin trước mặt thôi là cũng giúp ích rất nhiều cho việc ra quyết định.

PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ

Sau khi nhóm đã xác định được vấn đề và đồng ý rằng họ muốn tìm kiếm một giải pháp, thì bây giờ đã đến lúc phân tích kỹ vấn đề. Bạn đã bắt đầu làm công việc này từ lúc thu thập thông tin để xác định vấn đề rồi, nhưng bây giờ, đã đến lúc cần chú ý nhiều hơn đến chi tiết và bảo đảm rằng mọi người đều hiểu vấn đề một cách đầy đủ.

TRẢ LỜI TẤT CẢ CÁC CÂU HỎI.

Người hướng dẫn có thể đưa các thành viên trong nhóm đi qua một quá trình nắm bắt mọi khía cạnh của vấn đề bằng cách trả lời các câu hỏi – cái gì, tại sao, ai, khi nào, và bao nhiêu. Cụ thể như sau:

Đâu là vấn đề? Bạn đã trình bày vấn đề cần giải quyết, cho nên phần này đã được thực hiện ít nhiều. Nhưng điều quan trọng là vào lúc này phải xem lại công việc của bạn.

Tại sao tồn tại vấn đề này? Để bắt đầu, cần có sự nhất trí của những người tham gia cuộc họp về lý do tại sao tồn tại của vấn đề đó. Nếu chưa có, hãy thử một trong các kỹ thuật sau: Kỹ thuật “nhưng tại sao lại thế” (“but why” technique).

Bài tập đơn giản này có thể được thực hiện dễ dàng với một nhóm lớn, hoặc ngay cả cho riêng bạn. Hãy viết ra bản mô tả vấn đề cần giải quyết và hỏi người tham gia, ” Tại sao lại tồn tại vấn đề này?” Ghi lại câu trả lời, và hỏi, “Nhưng tại sao (câu trả lời) lại diễn ra?”

“Trẻ em thường ngủ gật trong lớp,”

Nhưng tại sao?

“Vì chúng không có năng lượng.”

Nhưng tại sao?

“Vì chúng không ăn sáng.”

Nhưng tại sao?

Hãy tiếp tục xuống dòng tiếp cho đến khi những người tham gia có thể đồng ý một cách thoải mái về nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Sự đồng thuận là thiết yếu ở đây; nếu mọi người không đồng ý về nguồn gốc của vấn đề, thì làm sao có thể có được một giải pháp hiệu quả.

Kỹ thuật “nhưng tại sao” có hiệu quả nhất khi người dẫn dắt (hoặc cả nhóm) quyết định rằng vấn đề đó chưa được xem xét đủ sâu và sự hiểu biết của nhóm còn khá hời hợt.

Ai gây ra, và ai bị ảnh hưởng bởi vấn đề? Một buổi họp “động não” đơn giản chính là cách rất hay để xác định điều này.

Vấn đề xảy ra lần đầu tiên là khi nào, hoặc nó trở nên quan trọng từ khi nào? Nó là vấn đề mới hay cũ? Biết được điều này có thể giúp bạn hiểu hơn về lý do tại sao vấn đề đang xảy ra vào lúc này. Ngoài ra, vấn đề càng tồn tại lâu thì càng bám rễ sâu hơn, và càng khó giải quyết. Mọi người thường có xu hướng quen dần với một thực trạng nào đó và chống lại sự thay đổi, kể cả là theo hướng tốt hơn.

Vấn đề này đang xảy ra ở mức độ nào, với lượng bao nhiêu? Bao nhiêu người bị ảnh hưởng bởi vấn đề đó? Điều đó có ý nghĩa như thế nào? Ở đây, bạn nên xem lại các câu hỏi về tầm quan trọng mà bạn đã xem xét ở bước định nghĩa vấn đề. Việc này có tác dụng để ôn lại một cách nhanh chóng và cho bạn một bản phân tích hoàn chỉnh để dựa vào đó mà làm việc.

Nếu thời gian cho phép, bạn cũng có thể tóm tắt bài phân tích của mình trên một tờ giấy một mặt cho những người tham gia trước khi đi tiếp tới bước đề ra giải pháp. Bằng cách này, các thành viên sẽ có thứ để giở ra xem lại trong các giai đoạn sau của công việc.

Ngoài ra, sau khi bạn hoàn thành bài phân tích này, người dẫn dắt sẽ hỏi ý kiến của cả nhóm xem mọi người nhất trí tới đâu. Nhận thức của mọi người về vấn đề này đã thay đổi đáng kể chưa? Lúc này, hãy kiểm tra lại và bảo đảm rằng mọi người vẫn muốn chung tay làm việc để giải quyết vấn đề.

TÓM TẮT

Bước đầu tiên trong một quá trình giải quyết vấn đề hiệu quả bất kỳ nào có thể chính là bước quan trọng nhất. Hãy dành thời gian để xây dựng nên một định nghĩa hoàn chỉnh về vấn đề, và dựa vào định nghĩa này, cùng với bài phân tích tiếp theo, để đi qua toàn bộ quá trình này. Bây giờ bạn đã sẵn sàng để tiếp tục với khâu tạo ra và lựa chọn các giải pháp – bước tiếp theo trong quá trình giải quyết vấn đề và là trọng tâm của phần tiếp theo.

Tác giả: Jenette Nagy

Nguồn bài dịch: Defining and Analyzing the Problem

Comments

comments