Làm việc nhóm và quá trình giải quyết vấn đề

Chúng ta luôn phải đương đầu với các vấn đề trong cuộc sống, do đó tầm quan trọng của việc giải  quyết vấn đề là rất lớn. Nhà hoạt động lại là người luôn muốn giải quyết các vấn đề. Trong loạt bài viết gồm 7 phần này, Hate Change sẽ đưa đến bạn cách thức giải quyết vấn đề của một cộng đồng. Hy vọng rằng loạt bài về làm việc với cộng đồng sẽ giúp ích ít nhiều cho các hoạt động của người hoạt động xã hội. 

Vấn đề (problem) là một thực trạng tự nhiên, không thể tránh được, khi ở nhà, lúc vui chơi, và ở nơi làm việc. Đáng tiếc là chúng không phải lúc nào cũng là những ca tách biệt, mà có xu hướng giống như những củ hành tây – bạn bóc tách một vấn đề để rồi thấy một vấn đề khác, rồi một vấn đề khác nữa, và bạn không thể giải quyết vấn đề mình quan tâm lúc đầu cho đến khi giải quyết được một loạt các vấn đề liên quan. Thí dụ chỉ khi nào bạn thuê được nhiều nhân viên giúp đỡ người đi sang đường hơn thì bạn mới tăng được mức độ an toàn ở phần đường dành cho người đi bộ. Và chỉ khi nào bạn tăng được mức lương trả cho công việc đó thì mới có người đến nộp đơn xin việc.

Hãy thử tưởng tượng rằng nhiệm vụ của liên minh của bạn là khuyến khích sự phát triển ở một khu dân cư nghèo khổ. Mục tiêu đầu tiên của bạn là tuyển mộ thành viên, nhưng bạn nhận thấy cư dân khu đó lại không mấy quan tâm. Do đó bạn phải nỗ lực suốt nhiều tháng để thuyết phục mọi người tham gia, và chỉ đạt kết quả khiêm tốn. Tiếp đó, trong cuộc họp toàn thể đầu tiên của liên minh, bạn thấy rằng các thành viên không muốn làm việc với nhau. Các sinh viên mà bạn đã được tuyển thì không tin tưởng vào các cán bộ phường làm việc tại đó; đến lượt phía cán bộ phường lại không đoái hoài gì đến đám sinh viên; và một vụ tranh cãi nổ ra ở một góc phòng giữa một số người cực đoan về vấn đề giới tính và các nhà hoạt động vì quyền của người đồng tính. Bạn phải ôm đầu vì chán nản. Bạn đang loay hoay với khoản tài trợ và có vẻ như bạn chưa đạt được tiến bộ nào đối với mục tiêu đã đưa ra của mình. Bạn sẽ làm gì bây giờ?

 Vì hầu hết chúng ta đứng trong các nhóm hoặc liên minh đang cùng  hợp tác để giải quyết một vấn đề, nên chúng ta sẽ tập trung chủ yếu vào quá trình giải quyết vấn đề theo nhóm.

“Chúng ta phải cố gắng tin tưởng lẫn nhau. Hãy ở lại và cùng hợp tác.”Jomo Kenyatta, (1891-1978), Cựu Tổng thống Cộng hòa Kenya

Cộng đồng. Nguồn: http://www.familynation.com

VẤN ĐỀ LÀ GÌ?

Vậy một vấn đề được định nghĩa như thế nào? Chúng ta thường định nghĩa về vấn đề một cách khá tiêu cực: vấn đề là một tình huống gây ra khó khăn rắc rối, phiền nhiễu. Điều này thường đúng, nhưng nhìn chung, một vấn đề có thể được coi là sự khác biệt giữa cái đang có, đang tồn tại so với cái có thể hoặc cần phải có. Và tin hay không thì vấn đề cũng có mặt tốt của nó. Điển hình như sau:

– Hầu hết các vấn đề là có thể giải quyết được (hoặc giải quyết một phần, hoặc ít nhất là cải thiện được). Chúng ta có thể làm một điều gì đó về chúng. Nhiệm vụ này có thể trông rất lớn, khiến bạn bị choáng ngợp (như khi những người hoạt động vì quyền của người đồng tính muốn hợp thức hóa hôn nhân đồng tính ), nhưng tình hình không phải là vô vọng. Giả thuyết lạc quan của chúng ta là chúng ta có thể làm thay đổi thế giới.

– Vấn đề chính là cơ hội để khiến cho một số điều tốt diễn ra. Nếu không phải là do các vấn đề thì điều gì sẽ là động lực để chúng ta tạo ra sự thay đổi?

– Vấn đề cũng là thách thức. Chúng đòi hỏi chúng ta phải cố gắng hết sức và phải vượt ra ngoài những giới hạn về khả năng mà chúng ta tự áp đặt trong suy nghĩ. Chúng làm cho cuộc sống trở nên thú vị, và, ít nhất là đôi khi, vui nhộn. Không có vấn đề thì cuộc sống có lẽ khá nhàm chán.

Bạn không đồng ý ư? Hãy suy nghĩ về tất cả các trò chơi dựa trên cách giải quyết vấn đề của chúng ta. Môn cờ vua đã ra đời hàng nghìn năm nay nhưng vẫn luôn được yêu thích, dựa trên số lượng sách vở mà bạn có thể tìm thấy ở hiệu sách nơi bạn sống. Trò chơi Rubik tràn ngập cả nước hồi cách đây vài năm. Đúng vậy,  thứ có thể được hay mất từ một ván cờ vua và từ việc tìm cách để kết nối với thanh niên địa phương có thể là rất khác nhau. Nhưng cả hai đều đem lại cùng một cảm giác thách thức mà chúng ta phải “căng não” ra suy nghĩ.

Vậy dựa trên những điều kể trên, thì “giải quyết vấn đề” là gì? Một định nghĩa tốt có thể tìm thấy trong ‘Lead on! Sổ tay hoàn chỉnh dành cho lãnh đạo nhóm’. Tác giả định nghĩa ‘giải quyết vấn đề’ là “một quá trình mang tính cá nhân hoặc hợp tác bao gồm hai kỹ năng khác nhau: (1) phân tích tình hình một cách chính xác, và (2) ra quyết định đúng đắn dựa trên sự phân tích đó.”

TẠI SAO MỘT QUÁ TRÌNH THEO NHÓM LẠI ĐẶC BIỆT QUAN TRỌNG?

Tại sao chúng ta tập trung vào quá trình hợp tác trong phần này? Có một vài lý do. Rất có thể bạn đã thực hành rất nhiều lần việc giải quyết vấn đề một cách cá nhân, và điều đó hẳn là rất có giá trị. Nhưng nhiều vấn đề và thách thức mà chúng ta phải đối mặt trên tư cách là thành viên của một tổ chức thì lại có ảnh hưởng đến tất cả mọi người trong nhóm. Như vậy, điều suy ra là tất cả mọi người đều là một phần của giải pháp. Và như người ta thường nói: hai cái đầu thì mạnh hơn là một cái đầu – cho nên hãy tưởng tượng xem, nếu trong một căn phòng quy tụ được đầy những con người tận tâm với công việc thì có thể làm được nhiều biết bao!

Bây giờ chúng ta hãy thử nhìn sang một khía cạnh khác chút xíu. Tại sao chúng ta lại tập trung vào quá trình hợp tác trong phần này? Có thể nhóm của bạn đang quen làm việc theo cách tuỳ tiện, làm mọi thứ rất là sát nút. Thế thì tại sao bạn phải dành nhiều thời gian hơn (mà thời gian vốn đã là thứ quý hiếm đối với hầu hết các nhóm) để đi qua một quá trình kéo dài? Có một số lý do sau:

– Quá trình nhóm có hiệu quả sẽ làm gia tăng năng lực của một nhóm trong việc giải quyết vấn đề và ra quyết định. Khi làm việc với một số lượng lớn người, việc giải quyết vấn đề với một quy trình định trước sẽ trở nên dễ quản lý hơn.

– Nó tăng cao tính hiệu quả và năng suất của nhóm.

– Nó gia tăng sự tham gia của nhóm – sẽ có nhiều người tham gia vào hơn, và kết quả là,

Nó làm gia tăng sự hài lòng của nhóm. Điều này có nghĩa, nhóm có nhiều khả năng sẽ muốn giải quyết tiếp các vấn đề khác. Và khi đó, họ sẽ ở vào một vị trí tốt hơn để giải quyết chúng.

QUÁ TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ LÀ GÌ?

Như bất cứ quá trình nào khác, có nhiều nhiệm vụ khác nhau cần thực hiện để giải quyết vấn đề một cách đúng đắn. Và một lần nữa, như bất cứ quá trình nào khác, việc bỏ qua một số bước rốt cuộc sẽ làm cho công việc khó khăn hơn. Đây là một sự giải thích ngắn gọn của từng bước mà sẽ được thảo luận chi tiết hơn trong các phần sau:

– Tổ chức các cuộc họp hiệu quả – Do công việc của bạn nằm trong một nhóm, điều đầu tiên cần nắm được là tổ chức một cuộc họp sao cho tốt. Bạn có thể có quá trình giải quyết vấn đề một cách hoàn hảo, nhưng điều đó sẽ không tạo ra một khác biệt nào nếu không có ai có mặt trong cuộc họp của bạn, hoặc nếu không ai chúđể ý đến điều đang xảy ra.

– Phát triển các kỹ năng dẫn dắt – Các kỹ năng dẫn dắt là thứ đi liền với khả năng điều hành một cuộc họp cho hiệu quả. Một người dẫn dắt (dẫn giảng) tốt sẽ giúp lan tỏa những cảm xúc bùng nổ, bảo đảm tiếng nói của mọi người được lắng nghe, và lái nhóm đi theo những quyết định đúng đắn nhất.

– Phát triển kỹ năng ghi chép – Một lần nữa, các kỹ năng này là một phần của một cuộc họp hiệu quả. Một thư ký cuộc họp (recorder) tốt sẽ cùng phối hợp với người dẫn giảng để bảo đảm rằng không chỉ các ý kiến của mọi người được lắng nghe mà còn được nhìn thấy, ghi nhớ lại và phản hồi tiếp theo. Có một thư ký cuộc họp tốt là một trong những đòi hỏi quan trọng nhất để tổ chức một cuộc họp hiệu quả.

– Xác định và phân tích vấn đề – Đây là điều cốt lõi của quá trình giải quyết vấn đề. Đôi khi vấn đề thực sự lại không phải là thứ có thể nhìn rõ ngay từ đầu.

– Tạo và lựa chọn giải pháp

– Đưa giải pháp của bạn vào thực tế – Nếu bạn đã làm theo quá trình một cách cẩn thận, bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy việc thực hiện thật ra rất đơn giản!

TÓM TẮT:

Như đã nói trước đây, thế giới này vốn đầy rẫy vấn đề, và nhiều vấn đề trông rất khó khăn. Nhưng bù lại, phần thưởng đạt được sẽ là rất lớn. Những giải pháp được cân nhắc kỹ lưỡng và thực hiện cẩn thận thì có thể sẽ có tác dụng. Bạn sẽ thực hiện được bao nhiêu?

Nguồn bài dịch và biên tập: Phân tích và giải quyết vấn đề trong cộng đồng 

Nguồn ảnh bìa: http://www.istockphoto.com

Comments

comments