Nói hay không bằng tay làm: Đưa giải pháp vào thực tiễn

Nhiều người trong chúng ta đã thấy điều này xảy ra: chúng ta tham gia một cuộc họp, trong đó một vấn đề được đưa lên, thảo luận, tranh cãi, và cuối cùng, giải pháp được đưa ra, đôi khi là rất khó khăn. Một giải pháp được đề xuất, mọi người đều đồng ý rằng nó chấp nhận được – và rồi bị quên lãng hoặc thờ ơ, vv.

Trong các phần trước của loạt bài về giải quyết vấn đề trong cộng đồng, chúng ta đã nghiên cứu kỹ từng phần của quá trình giải quyết vấn đề. Bây giờ, trong phần cuối của chương, đã đến lúc kết nối tất cả lại và hoàn thành công việc mà có thể là bạn đã bắt đầu làm được một thời gian. Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về cách đưa giải pháp của bạn từ giai đoạn “ý tưởng tuyệt vời” đến giai đoạn lập kế hoạch chi tiết, thực hiện những gì bạn đã đưa ra và đánh giá xem những gì đã làm có hiệu quả không. Ở phần kết luận, chúng ta sẽ xem xét một số giải pháp khả dĩ để xử lý các sự cố có thể xảy ra trong quá trình thực hiện.

TẠI SAO BẠN PHẢI LÊN KẾ HOẠCH CHO HÀNH ĐỘNG CỦA MÌNH?

Tại sao việc lập kế hoạch chi tiết về giải pháp của bạn lại quan trọng như vậy? Một cách giản dị, việc lập kế hoạch kỹ lưỡng cho phép bạn giải quyết hiệu quả hơn vấn đề mà bạn đang vật lộn, bằng cách cho bạn một chiếc khung mà giải pháp sẽ treo trên đó.

– Lập kế hoạch giúp bạn đảm bảo rằng bạn đã lo liệu tất cả các chi tiết. Sau tất cả những công việc bạn đã làm, mọi thứ có thể trở nên rối ren, lộn xộn, nếu có một chi tiết quan trọng bị bỏ quên

– Lập kế hoạch giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và nguồn lực trong một thời gian dài. Nhắc lại điều này là không hề thừa.

Một số giải pháp thì không đòi hỏi nhiều về lập kế hoạch; bạn quyết định, sau đó hành động, và thế là xong. Tuy nhiên, điều đó áp dụng cho trường hợp cá nhân, hơn là một nhóm, khi phải đương đầu với một vấn đề. Thí dụ một cá nhân có thể quyết định rằng anh ta cần phải cải thiện mối quan hệ với người giám sát, do đó anh ta sắp lịch hẹn để nói về mối quan hệ nghề nghiệp của hai người. Trong cuộc họp, họ có thể thảo luận về các quan điểm cá nhân về cách làm sao cho mối quan hệ này được cải thiện và đồng ý gặp nhau hằng tuần để thảo luận về tình hình dự án của họ. Trong trường hợp như vậy, một kế hoạch hành động bằng văn bản là không cần thiết.

Tuy nhiên với một nhóm thì vấn đề đó có thể sẽ phức tạp hơn. Hãy xem xét tình huống sau:

Bây giờ không phải là 2 cá nhân nữa, mà là 20 người trong một văn phòng đang gặp vấn đề khi làm việc chung. Do đó họ quyết định làm hai việc. Họ sẽ dành riêng ra một buổi để nói chuyện về những khác biệt giữa họ với nhau (có quá nhiều điều và quá nhiều người, và quá nhiều cảm xúc tiêu cực để có thể nói hết trong cuộc họp), và họ sẽ sắp lịch hằng tuần để giữ cho việc trao đổi thông tin được rõ ràng và đầy đủ. Rất hay, nhưng một cuộc tĩnh tâm như thế sẽ tổ chức ở đâu? Ai sẽ dẫn đầu? Tiền ở đâu để thanh toán cho việc đó?

Và ngay cả ý tưởng về một cuộc họp hằng tuần cũng không phải không có vấn đề. Mọi người trong văn phòng làm việc theo lịch khác nhau; một số chỉ có thể làm buổi tối, số khác làm vào buổi sáng, số khác nữa thì vào những ngày cuối tuần. Khi nào họ gặp nhau được? Họ có thể gặp nhau ở đâu? Có cần một người ghi chép gì không? Ai sẽ làm? Sẽ làm gì tiếp theo với những bản ghi chép này?

Mặc dù vấn đề cơ bản, thông tin liên lạc, là giống nhau, nhưng lượng người tham gia càng đông thì kế hoạch hành động bằng văn bản lại càng cần thiết hơn.

BẠN LẬP KẾ HOẠCH VỀ HÀNH ĐỘNG CỦA MÌNH NHƯ THẾ NÀO?

Như vậy bạn sẽ thực hiện việc lập kế hoạch cho giải pháp của bạn như thế nào? Tin vui là bạn đã thực hành việc này rất nhiều lần. Đến lúc này, ngay cả khi nhóm của bạn khởi đầu là những người hoàn toàn chưa quen biết, bạn đã có thời gian để làm quen, cởi mở với nhau, và làm quen với quá trình giải quyết vấn đề nói chung. Mức độ thoải mái này sẽ giúp ích trong việc làm cho quá trình này được tiến hành suôn sẻ.

Việc lập kế hoạch cho hành động của bạn chỉ đơn giản bao gồm việc hỏi các câu hỏi đúng đắn, và viết ra câu trả lời một cách lô-gic mà mọi người đọc và hiểu được.

Tuy nhiên đầu tiên bạn cần brainstorming một chút cùng cả nhóm để xác định những việc cần thực hiện. Hãy chia nhỏ giải pháp của bạn thành các phần riêng lẻ, khả thi, hay còn gọi là “các bước hành động”.

Tại thành phố tưởng tượng Bitam, tổ chức Liên Minh của Người Khiếm Thính quan tâm đặc biệt đến tỷ lệ tốt nghiệp trung học còn thấp của các học sinh có vấn đề về thính giác. Mặc dù có một tỷ lệ khá lớn người dân bị điếc nhưng vẫn chưa có trường học cho người khiếm thính, và các em học sinh đang phải chịu thiệt thòi. Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, các thành viên của nhóm quyết định bắt đầu một chương trình tại trường – chương trình Bàn tay Trợ giúp. Trong đó các học sinh giỏi nhất trong trường sẽ được ghép theo cặp với các bạn khiếm thính để chia sẻ bài vở và đóng vai trò giáo viên đồng đẳng.

Một vài trong số các bước hành động mà thành viên liên minh đã chọn là:

– Thảo luận về chương trình với hiệu trưởng và ban giám hiệu để quy tụ sự ủng hộ của họ

– Viết thư cho học sinh khiếm thính và cha mẹ của các em thông báo về chương trình này.

– Tuyển lựa các học sinh để làm việc cùng những bạn khiếm thính

– Nhờ sự giúp đỡ của văn phòng hướng dẫn của nhà trường để tìm ra các học sinh cần giúp đỡ

– Liên hệ riêng với từng học sinh đó để mời tham gia vào chương trình

Khi bạn đã lên danh sách đầy đủ các bước hành động riêng lẻ, hãy đặt cùng một chuỗi các câu hỏi đối với từng bước hành động đó. Hãy quyết định xem:

Hành động đó sẽ xảy ra với quy mô, mức độ nào? Thí dụ nếu bạn chuẩn bị treo áp phích để quảng cáo cho một chương trình, bạn sẽ cần bao nhiêu tờ để đạt hiệu quả?

– Ai sẽ thực hiện việc đó? Việc đó sẽ được thực hiện bởi những người có mặt trong cuộc họp hay bạn cần tuyển thêm người khác? Việc đó sẽ xảy ra như thế nào?

– Khi nào sẽ diễn ra bước đó? Bao lâu nữa? Nếu đặt một thời hạn chót cho hành động này sẽ giúp những người tham gia tập trung và gần như chắc chắn sẽ có sức huy động tốt hơn so với một thời hạn “mở”.

– Bạn cần những nguồn lực nào (tiền bạc, thời gian, v.v…)? Bạn sẽ lấy những thứ đó ở đâu?

– Bạn sẽ làm gì nếu xảy ra trục trặc? Kế hoạch dự phòng là như thế nào?

– Bước nào cần thực hiện đầu tiên? Các hành động này có cần diễn ra theo một thứ tự không? Mọi việc có nên diễn ra đồng thời không? Có cần gấp rút thực hiện không?

– Bạn cũng có thể viết ra toàn bộ những điều này trên một sơ đồ để sau đó chia sẻ với cả nhóm.

– Nếu vấn đề bạn đang xử lý là đặc biệt lớn hoặc phức tạp, nhóm có thể quyết định thực hiện một quá trình lên kế hoạch hành động dài hơn, tương tự như cách  viết ra kế hoạch chiến lược của liên minh.

BẠN THỰC HIỆN GIẢI PHÁP CỦA MÌNH NHƯ THẾ NÀO?

Bây giờ, với các bước hành động đã vạch sẵn, đã đến lúc xắn tay áo thực hiện kế hoạch! Trước khi chính thức thực hiện, bạn cần làm một số bước cuối cùng sau:

– Đảm bảo rằng mọi người đều đã hiểu rõ và đồng ý về điều đã được quyết định. Người dẫn dắt có thể đi ngược trở lại một bước trên sơ đồ đã vẽ và nói, “Này Steve và Kate, các bạn chuẩn bị thiết kế một vài logo và sẽ trình bày cho cả nhóm xem trong cuộc họp lần sau, phải không nhỉ?” Yêu cầu mọi người xác nhận miệng một lần nữa để bảo đảm rằng tất cả đều đã nhất trí về các bước tiếp theo.

Đến lúc này, người hướng dẫn cũng nên nói ra việc mình định thực hiện. Kế hoạch tiếp theo của anh ta có thể là gửi các ghi chép cho các thành viên của nhóm, nhắc nhở họ khi đến lúc họ phải thực hiện nhiệm vụ mà họ đã đồng ý.

– Người hướng dẫn sẽ hỏi xem mọi người còn thắc mắc gì không. Có vấn đề nào mới phát sinh không? Có chỗ nào còn lấn cấn không?

– Mọi người có biết cách liên lạc với các thành viên khác nếu họ cần trợ giúp hay có câu hỏi về nhiệm vụ mình được phân không? Các lãnh đạo trong nhóm có thể cho mọi người số điện thoại của họ.

– Định ra ngày họp tiếp theo. Đây là điểm rất quan trọng. Cuộc họp sắp tới có thể có vai trò cập nhật, nếu vấn đề chưa được giải quyết trọn vẹn, hoặc như một dịp để nhìn lại tất cả những việc đã làm.

ĐÁNH GIÁ NHỮNG VIỆC ĐÃ DIỄN RA

Khi họp xong và về nhà, một người hướng dẫn có kinh nghiệm thường sẽ có một cảm nhận nhất định về không khí và hiệu quả của buổi họp đó. Cuộc họp vừa qua có hiệu quả không? Mọi người có thực sự tham gia một cách trọn vẹn vào buổi họp không? Dĩ nhiên, một cách để đánh giá là căn cứ vào thành quả của buổi họp. Bạn đã xác định được vấn đề chưa? Đã đưa ra được một giải pháp khả thi chưa?

Tuy nhiên, cũng rất cần nắm bắt được cảm giác của những người tham gia cuộc họp khi họ ra về. Họ có hài lòng với quy trình này không? Họ có cơ hội để giải thích về ý tưởng của mình không? Nếu các thành viên rời cuộc họp trong một tâm trạng bất bình, rất có thể họ sẽ không trở lại các cuộc họp về sau, và sẽ không bám sát theo những nhiệm vụ đã nhất trí.

Người dẫn dắt có thể giảm bớt khả năng này bằng cách yêu cầu các thành viên của nhóm điền vào một bản đánh giá trước khi về. Bản đánh giá không cần phải dài hay phức tạp; mà chỉ cần một vài câu hỏi đơn giản là được. Các tờ viết ý kiến phản hồi nên được để giấu tên; như thế mọi người mới thoải mái đưa ra ý kiến ​​thực sự của mình, đặc biệt nếu ý kiến ​​đó là tiêu cực hoặc có tính phê phán. Người hướng dẫn có thể hồi đáp lại lời phê bình đó với một bức thư gửi đến toàn bộ những người tham gia.

Dĩ nhiên, bạn cũng có thể thực hiện theo một hình thức đánh giá khác: đánh giá xem giải pháp của bạn đang thể hiện khả năng giải quyết vấn đề như thế nào. Tùy thuộc vào từng vấn đề, nội dung đánh giá này có thể là cần thiết hoặc không. Chẳng hạn nếu bạn đang làm việc trên vấn đề truyền thông trong văn phòng, một vài tuần họp hành sẽ cho bạn biết việc truyền thông được cải thiện hay không mà không cần làm nghiên cứu bằng phương pháp khoa học. Tuy nhiên nếu bạn đang hoạt động để giải quyết một vấn đề lớn hơn, chẳng hạn như tình trạng mang thai ở tuổi teen, rất có thể bạn sẽ muốn xác định xem liệu các hành động của nhóm có thực sự hiệu quả hay không. (Ví dụ: tỷ lệ mang thai của tuổi teen có giảm trong cộng đồng dân cư của bạn hay không?).

NHỮNG SỰ CỐ NÀO CÓ THỂ XẢY RA, VÀ PHẢI LÀM GÌ

Ngay cả khi người hướng dẫn đã dẫn dắt nhóm một cách nhiệt tình, tận tụy đi qua quá trình giải quyết vấn đề, thì sai sót vẫn xảy ra khi đưa kế hoạch vào thực tế. Sau đây là một vài trong số những sự cố phổ biến nhất, và điều mà bạn có thể làm nếu chúng xảy ra.

Nếu bạn gặp vấn đề này… hãy thử một trong những giải pháp này

Người tình nguyện làm việc hóa ra lại không phải người phù hợp.

– Đề xuất một thứ khác mà người đó có thể phù hợp hơn.

– Yêu cầu một người thứ hai làm việc với họ về dự án.

Không ai tình nguyện làm công việc đó

– Tiếp cận riêng một người nào đó và hỏi họ liệu có sẵn sàng làm việc đó không. Bằng cách này, bạn sẽ không cần phải đặt vấn đề ra trước mặt tất cả mọi người.

– Đánh giá lại sự cần thiết và giá trị tổng thể của nhiệm vụ. Liệu có lý do nào khiến cho không ai tình nguyện làm không?

– Đưa ra một số biện pháp khuyến khích (chẳng hạn như tặng vé nghe hòa nhạc).

– Lòng nhiệt tình bị suy giảm khi các thành viên cảm thấy “công việc thực sự” đã xong xuôi

-Tổ chức một bữa tiệc mừng những thành tựu của bạn và dùng nó như là sự khởi đầu cho các bước tiếp theo.

Giải pháp hiện tại đang chiếm mất quá nhiều thời gian

– Phân công nhiệm vụ cho nhiều người hơn.

– Chuyển đổi vai trò lãnh đạo, cho mọi người có cơ hội thử nghiệm một điều gì đó khác biệt và đem lại một cái nhìn tươi mới về các công việc.

– Kiểm tra lại xem liệu có những mục tiêu hoặc công việc nào có thể được loại bớt hay trì hoãn lại, cho phép tập trung vào những công việc là quan trọng nhất trong giải pháp.

Giải pháp hiện đang làm dấy lên sự phản đối của cộng đồng.

– Hãy tạm ngưng và đánh giá lại việc bạn đang làm. Có một vài cách mà bạn có thể chọn ở đây:

– Bạn có thể dùng đối phương như là một điểm quy tụ lực lượng, xắn tay áo lên, và chiến đấu kiên cường.Bạn có thể cố gắng xoa dịu đối phương, bằng cách giải thích thêm về dự án của bạn, bằng cách tìm ra nền tảng chung giữa 2 bên, hay chấp nhận những điểm ít quan trọng hơn.

– Bạn có thể quyết định rằng đó không phải là một cuộc chiến mà bạn sẵn sàng ngay lúc này, và tạm trì hoãn giải pháp này hoặc chọn một giải pháp khác.

Một cơ hội có vẻ mới và tốt hơn xuất hiện

-Đánh giá các ưu và nhược điểm của việc chuyển sang giải pháp mới. Bạn sẽ được và mất gì khi thay ngựa giữa dòng? Nếu ưu điểm lớn hơn nhược điểm, hãy chọn cách mới!

-Nếu bạn không chắc chắn về kết quả, hãy hỏi ý kiến các chuyên gia, lãnh đạo địa phương và/hoặc những người bị ảnh hưởng bởi vấn đề đó. Họ sẽ nghĩ gì?

Giải pháp hình như không có tác dụng

Hãy tự hỏi mình và các thành viên của liên minh các câu hỏi sau:

– Bạn có chắc chắn là đã dành đủ thời gian cho giải pháp đó không?

– Tại sao giải pháp đó không có tác dụng?

– Một số phần của kế hoạch đó có thể cứu vãn được không? Những phần nào? Nếu điều chỉnh kế hoạch này thì có là đủ để cứu vãn nó không?

– Nếu cuối cùng bạn quyết định từ bỏ, hãy xem xét lại một số giải pháp mà bạn đã loại bỏ trước đó. Dựa trên những thông tin mới hiện có, những giải pháp đó có trở nên có ý nghĩa và sáng sủa hơn không?

TÓM TẮT

Giải quyết vấn đề là một trong những khía cạnh khó khăn nhất của việc làm việc  có hiệu quả với một nhóm, nhưng cũng là một trong những khía cạnh đáng giá nhất. Khi hoạt động cùng nhau, một nhóm có thể vượt qua những trở ngại mà các cá nhân riêng lẻ nhận thấy không thể vượt qua được. Như Margaret Mead đã nhắc nhở chúng ta rằng, “Đừng bao giờ hoài nghi về chuyện một nhóm nhỏ các công dân tận tuỵ, chu đáo có thể thay đổi được thế giới; mà thực ra, đó là cách thay đổi thế giới duy nhất đã từng diễn ra”.

Nguồn bài dịch: Generating and Choosing Solutions

Comments

comments