Phần 2: Các bước thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch dự án

Bước 1: Xây dựng mục tiêu của dự án ( mục tiêu chung & kết quả cụ thể)

Mục tiêu chung của dự án là kết quả ở thứ tự cao hơn mà sự can thiệp của dự án có ý định đem lại. Nó được thể hiện như là một tình trạng tốt, đáng mong muốn. Mặc dù nó nằm ngoài tầm kiểm soát của một tổ chức nhưng nó giúp cho dự án của bạn có một định hướng rõ ràng.

Kết quả của dự án: Các kết quả mang tính phát triển về thể chất, tài chính, thể chế, xã hội, môi trường hoặc các kết quả phát triển khác mà dự án được kỳ vọng sẽ đạt được.

Kết quả của dự án phải được xây dựng theo các tiêu chí sau:

Cụ thể – các kết quả / mục tiêu của bạn phải xác định được rõ ràng những thay đổi mà bạn mong muốn mang lại thông qua sự can thiệp của dự án.

Đo lường được – Các kết quả cụ thể bao gồm các tiêu chí định lượng hoặc định lượng (ví dụ: số vụ bạo lực gia đình ở khu vực XY sẽ giảm xuống 15% vào cuối năm 2020).

Được đồng thuận – các kết quả và mục tiêu cụ thể cần đạt được sự đồng thuận trong nhóm dự án và (nếu có) của các đối tác của dự án.

Mang tính thực tế  – chúng phải có khả năng đạt được trong một khung thời gian nhất định và với các nguồn lực sẵn có. Đặt mục tiêu của bạn quá cao sẽ gây tâm lý thất vọng trong nhóm thực hiện dự án.

Có thời hạn  – cần phải có một khung thời gian định sẵn, và lên kế hoạch  để đạt được các kết quả cụ thể trong khung thời gian đó (ví dụ: tính đến cuối năm 2019, phải có ít nhất 300 giáo viên địa phương có thể giảng dạy về nhân quyền).

Cuối cùng, hãy suy nghĩ về tất cả các hoạt động mà bạn sẽ cần phải thực hiện để bạn có thể đạt được từng kết quả cụ thể đó. Hãy  đảm bảo rằng bạn không bỏ sót bất kỳ hoạt động chính yếu nào ở giai đoạn này, nếu không sẽ dẫn đến thiếu các nguồn lực tài chính trong khi cân đối ngân sách hoặc làm phân bổ, dự trù thiếu về mặt thời gian cho giai đoạn thực hiện dự án.

Sử dụng cây mục tiêu trong giai đoạn phân tích, bạn sẽ cụ thể hóa được các kết quả mà bạn muốn đạt được.

Đây là ví dụ về thiết lập kết quả của một dự án: 

Mục tiêu chung: Thúc đẩy thanh niên Việt nam tham gia tích cực vào các hoạt động chính trị-xã hội (Phần trung tâm của cây mục tiêu)

Kết quả 1: Trang bị cho 100 thanh niên kiến thức về chính trị học (Phần nhánh số 1 bên dưới của cây mục tiêu)

Kết quả 2: Thay đổi nhận thức của 5000 thanh niên về chính trị, khiến họ không còn nhận thức chính trị tiêu cực và xa lạ với chính trị (Phần nhánh số 1 bên dưới của cây mục tiêu)

Bước 2: Phân tích rủi ro

Nguồn ảnh: http://www.brandsvietnam.com

Việc đạt được các mục tiêu của dự án luôn chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố nằm  ngoài khả năng kiểm soát trực tiếp của người quản lý dự án. Do đó, điều quan trọng là phải theo dõi môi trường bên ngoài này để xác định xem những giả định bạn đã đưa ra khi thiết kế dự án của bạn. Cũng có thể có những rủi ro mới xuất hiện. Phân tích rủi ro sẽ giúp bạn xác định những rủi ro kịp thời và có hành động để quản lý hoặc giảm thiẻu rủi ro khi có thể.

Mọi dự án đều có một mức độ bất định và rủi ro nào đó. Nếu bạn đang làm việc trong một môi trường có xung đột, những rủi ro này có thể ảnh hưởng không chỉ đến dự án mà còn cả sự an toàn của nhân viên, đối tác và người thụ hưởng của bạn. Việc đánh giá rủi ro phải là một phần được tích hợp trong quy trình quản lý dự án của bạn và được cập nhật thường xuyên.

 

Phân tích rủi ro có thể được thực hiện theo 5 bước sau:

1. Nhìn vào logic can thiệp của dự án mà bạn đã chuẩn bị trong công đoạn trước đó. Viết ra từng kết quả / mục tiêu của dự án và các hoạt động liên quan vào cột đầu tiên. Để tiết kiệm không gian, bạn có thể đánh số thứ tự cho các kết quả và hoạt động.

2. Sau đó với mỗi hoạt động hoặc kết quả, hãy tự hỏi mình xem có những nguy cơ tiềm tàng nào có thể ảnh hưởng đến thành công của nó. Đặt tên và mô tả rủi ro đó ở cột thứ hai.

3.  Mô tả ảnh hưởng bất lợi của rủi ro này đối với hoạt động / kết quả trong cột thứ ba.

4. Quyết định về mức độ rủi ro – xem sơ đồ minh họa dưới đây để biết phải làm gì đối với từng mức độ rủi ro.

5. Nếu rủi ro nằm ở mức từ trung bình đến thấp, hãy chuẩn bị 1 chiến lược quản lý rủi ro cho hoạt động / kết quả. Nếu mức độ rủi ro cao, hãy nghĩ đến việc thay đổi cấu trúc dự án để các tránh nguy cơ này.

Bước 3:  Các hoạt động của dự án

Các hoạt động của dự án: Hoạt động hoặc công việc được thực hiện mà thông qua đó, các đầu vào như ngân sách, nguồn nhân lực và các loại tài nguyên khác được huy động để đạt được kết quả của dự án.

Xác định các hoạt động của dự án: 

Tiếp tục với cây mục tiêu và kết hợp với các kết quả mà bạn dự kiến để  thiết lập các hoạt động của dự án. Ví dụ:

Mục tiêu chung: Thúc đẩy thanh niên Việt nam tham gia tích cực vào các hoạt động chính trị-xã hội (Phần trung tâm của cây mục tiêu)

Kết quả 1: Trang bị cho 100 thanh niên kiến thức về chính trị học (Phần nhánh số 1 bên dưới của cây mục tiêu)

Hoạt động 1: Xây dựng khóa học về chính trị học cho thanh niên Việt nam

Hoạt động 2: Tuyển sinh các học viên phù hợp

Hoạt động 3: Tổ chức lớp học

Hoạt động 4: Đánh giá kiểm tra chất lượng

Kết quả 2: Thay đổi nhận thức của 5000 thanh niên về chính trị, khiến họ không còn nhận thức chính trị tiêu cực và xa lạ với chính trị (Phần nhánh số 1 bên dưới của cây mục tiêu)

Hoạt động 1: Xây dựng website, fanpage trên facebook

Hoạt động 2: Viết bài, dịch sách bào, tạp chí phổ biến các kiến thức về chính trị một cách dễ hiểu

Hoạt động 3: Truyền thông để thu hút thanh niên đọc và tham gia thảo luận

Bước 4:  Đối tượng thụ hưởng của dự án

Mô tả của người thụ hưởng là phần bắt buộc trong bất cứ bản dự án nào, nó cũng góp phần giúp người làm dự án hiểu rõ về đối tượng quan trọng nhất của dự án. Các thông tin mô tả đối tượng thụ hưởng (nhóm mục tiêu / người hưởng lợi cuối cùng) bao gồm:

– họ là ai – đặc điểm, nhu cầu và những vấn đề mà họ đang phải đối mặt?

– họ sẽ tham gia vào dự án như thế nào?

– họ sẽ hưởng lợi như thế nào từ kết quả của dự án

– Có bao nhiêu người hưởng lợi trong cả hai nhóm (nhóm mục tiêu / người hưởng lợi cuối cùng) sẽ được hưởng lợi từ dự án?

Phân biệt: Đối tượng thụ hưởng, Nhóm mục tiêu và Người hưởng lợi cuối cùng

Đối tượng thụ hưởng: Là những người hưởng lợi bằng bất cứ cách thức nào từ việc thực hiện dự án. Trong một số dự án, họ có thể được chia thành Nhóm Mục tiêu và Người hưởng lợi cuối cùng

Nhóm mục tiêu: Nhóm / thực thể sẽ trực tiếp nhận được ảnh hưởng tích cực ở mức các kết quả cụ thể của dự án (ví dụ: các giáo viên được tập huấn).

Người thụ hưởng cuối cùng: Những người được hưởng lợi từ dự án về lâu dài ở cấp độ xã hội hoặc lĩnh vực tổng thể (ví dụ: những sinh viên được giảng dạy bởi các giáo viên đã được dự án đào tạo).


Bước 5:  Người thực hiện dự án

Nhóm dự án là nguồn lực chính cần thiết cho việc thực hiện dự án của bạn. Ngoài nhóm dự án chính của bạn, bạn có thể kêu gọi sự tham gia của các tổ chức đối tác hoặc nhà cung ứng bên ngoài

 

Nguồn ảnh: http://ability360.org

Bạn phải xác định được các thông tin sau để mô tả cụ thể và chi tiết trong bản dự án:

– các thành viên của nhóm dự án là ai?

– các vị trí sẽ có trong nhóm của bạn (ví dụ: cán bộ đi thực địa, người tổ chức cho thanh thiếu niên)

– bao nhiêu nhân viên sẽ làm việc tại mỗi vị trí

– trách nhiệm của mỗi vị trí là gì?

– giải thích kinh nghiệm của các nhân viên chủ chốt -> nếu bạn đang đệ trình bản đề xuất dự án cho một nhà tài trợ bên ngoài, bạn có thể mô tả kinh nghiệm của những người chủ chốt sẽ tham gia vào nhóm dự án của bạn để chứng minh cho khả năng đáp ứng yêu cầu về năng lực để thực hiện thành công dự án.

Bước 6: Thời gian, địa điểm thực hiện dự án

CREDIT: Getty Images

Trước khi chuẩn bị ngân sách, bạn cần lập kế hoạch thời gian một cách thực tế cho dự án của mình.Thực hiện theo các bước sau:

1. Liệt kê các hoạt động chính của dự án và nếu cần thiết, hãy chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ có thể quản lý được. Các hoạt động chính được xác định trong “logic can thiệp” là một bản tóm tắt những việc mà dự án phải làm để đạt được các kết quả đã đặt ra. Do đó, chúng có thể được sử dụng làm cơ sở để chuẩn bị về lịch trình thực hiện dự án. Nếu thấy cần phải sắp xếp theo trình tự hoặc lập kế hoạch chính xác về thời gian, bạn có thể chia nhỏ các hoạt động này thành các hoạt động con hoặc các tác vụ cụ thể.

2. Làm rõ trình tự và tính chất phụ thuộc của các hoạt động. Liên hệ các hoạt động này với nhau để xác định:

Trình tự của chúng – nghĩa là: các hoạt động của dự án cần được thực hiện theo thứ tự nào

Tính chất phụ thuộc của chúng – nghĩa là: hoạt động nào phụ thuộc vào việc phải hoàn thành hoặc bắt đầu một hoạt động khác

Trong các dự án phức tạp, bạn có thể viết các hoạt động của mình trên thẻ flash và di chuyển chúng lên xuống cho đến khi sắp xếp được chúng vào 1 trình tự thích hợp và phản ánh tính phụ thuộc lẫn nhau của chúng.

3. Ước tính thời điểm bắt đầu, thời gian kéo dài và thời điểm kết thúc các hoạt động. Để xác định được cụ thể thời gian của mỗi hoạt động, cần phải ước tính một cách thực tế về thời gian kéo dài của mỗi nhiệm vụ. Sau đó kết hợp các tham số đó lại để hình thành các hoạt động. Bằng cách này chúng ta xác định được ngày khởi đầu và ngày hoàn tất (có khả năng) cho mỗi hoạt động.

Lưu ý: đôi khi rất khó để xác định được một cách thực tế thời gian kéo dài của một nhiệm vụ. Nếu bạn có bất kỳ nghi ngờ nào, hãy tham khảo những người có kinh nghiệm.

4. Xác định các cột mốc và tóm lược về lịch trình. Các cột mốc là các sự kiện hoặc thành tựu chính yếu mà từ đó mang lại một thước đo cho tiến độ của dự án và giúp cung cấp một mục tiêu để nhóm dự án cùng nhắm tới. Ví dụ: xuất bản một công trình nghiên cứu, quyết toán thiết kế xây dựng, hoàn thành việc thi công, tiến hành đào tạo hoặc thậm chí chỉ là một cuộc họp mang tính trọng điểm vv

Những sai lầm phổ biến trong việc chuẩn bị kế hoạch dự án bao gồm:

– mong muốn tạo ấn tượng mạnh bằng việc hứa hẹn sẽ thu được kết quả nhanh chóng

– bỏ sót các hoạt động / nhiệm vụ thiết yếu khi lập kế hoạch thời gian

– bỏ qua yếu tố phụ thuộc lẫn nhau giữa các hoạt động của dự án

– Không tính đến khả năng cạnh tranh các nguồn lực (cùng những con người / máy móc đó phải làm việc trên nhiều nhiệm vụ hơn trong cùng 1 thời điểm).

Ví dụ về bảng kế hoạch thời gian:

Bước 7:  Ngân sách thực hiện dự án

Nguồn ảnh: http://enternews.vn

Một dự toán ngân sách tốt cũng quan trọng như một thiết kế dự án tốt. Suy cho cùng, chính các chi phí của dự án và khả năng đảm bảo các kinh phí cần thiết sẽ quyết định liệu dự án có được thực hiện hay không.

Trong khi chuẩn bị ngân sách dự án, bạn phải thiết lập đúng chi tiết tính toán. Bạn không nên dành quá nhiều thời gian và tài nguyên để tính toán, nhưng đồng thời bạn phải đảm bảo rằng các con số của bạn là đáng tin cậy và thực tế.

Việc lên dự thảo ngân sách nên được thực hiện trong một nhóm bao gồm các chuyên gia trong lĩnh vực đang hoạt động và các kế toán viên hoặc những người khác có hiểu biết về tài chính.

Để chuẩn bị ngân sách, bạn  nên sử dụng mẫu dự thảo ngân sách của nhà tài trợ tiềm năng.

Việc chuẩn bị ngân sách có thể được tóm tắt trong các bước sau:

1. Liệt kê tất cả các hoạt động, hoạt động chi tiết và các chi phí cố định. Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các hoạt động và chia nhỏ chúng thành các đầu vào riêng lẻ (nguyên vật liệu, nguồn nhân lực …). Liệt kê tất cả các chi phí cố định như phí thuê văn phòng và chi phí vận hành, viễn thông và chi phí đi lại. Cuối cùng, liệt kê tất cả nguồn nhân lực (ví dụ như người quản lý dự án, nhân viên tài chính, nhân viên thực địa).

2. Quyết định về đơn vị tính được áp dụng cho từng dòng ngân sách. Các đơn vị phổ biến nhất bao gồm:

Tiền lương / tháng – để tính chi phí nhân sự (có thể bao gồm không chỉ tiền lương mà tất cả các chi phí nhân sự khác như thuế và các khoản khấu trừ cho người sử dụng lao động, bảo hiểm …)

Chiếc – dùng cho trang thiết bị, vật liệu

Số tiền trọn gói – tổng số tiền chi cho một công việc được khoán cho nhà thầu phụ (ví dụ thiết kế đồ hoạ, thiết kế xây dựng)

3. Ước tính số lượng yêu cầu cho mỗi hạng mục. Liệt kê tất cả các hoạt động và các đầu vào cụ thể của chúng để xác định về số lượng

4. Tìm ra các chi phí đơn vị cho mỗi dòng ngân sách. Sử dụng kinh nghiệm của bạn hoặc yêu cầu sự hỗ trợ từ các chuyên gia khác trong lĩnh vực này. Nếu phải sau một thời gian nhất định nữa dự án của bạn mới bắt đầu, thì bạn có thể tăng chi phí đơn vị hiện tại theo tỷ lệ lạm phát dự kiến.

Nếu bạn đã chuẩn bị ước tính chi phí trong bảng tính, thì bây giờ máy tính của bạn đã phải ra tính tổng hoạt động / tổng đầu vào và tổng số tiền cho dự án. Nên chuẩn bị ngân sách của bạn bằng bảng Excel hoặc các ứng dụng bảng tính tương tự để loại bỏ các lỗi tiềm ẩn.

5. Chỉ định nguồn quỹ tài trợ. Nếu bạn cần phải tìm kiếm nguồn tài trợ bên ngoài, hãy quyết định những dòng ngân sách nào sẽ cần phải được bao trả từ các nguồn bên ngoài (“khác”) và những dòng ngân sách nào thì có thể được bao trả trong ngân sách hàng năm của bạn.

Bạn có thể chia tổng dự toán dự toán thành số tiền mà bạn sẽ trang trải từ quỹ của chính bạn và số tiền mà bạn cần phải tìm tài trợ từ bên ngoài.

Bước 8: Cách đo lường kết quả dự án

Nguồn ảnh: https://pixabay.com

Làm thế nào để biết được dự án thành công hay thất bại? Đo lường và đánh giá dự án sẽ cho bạn câu trả lời. Kết quả của dự án không chỉ được đo lường bằng việc bạn đã thực hiện được tất cả các công việc đề ra và đạt được mục tiêu mà còn liên quan đến cách bạn sử dụng chi phí và tiến độ. Có thể hình dung việc đo lường này là việc đo 3 cạnh của một tam giác, trong đó các cạnh lần lượt là chất lượng công việc, thời gian hoàn thành và sử dụng đúng ngân sách đề ra. Người ta còn gọi đây là tam giác chất lượng của một dự án.

Bước đo lường kết quả gắn chặt với phần bạn thiết lập kết quả cho dự án tại bước 1. Giả sử rằng bạn có dự án tổ chức một khóa học về chính trị cho 60 nhà hoạt động trẻ trong vòng 6 tháng và thiết lập kết quả là:

Kết quả 1: 100 bạn trẻ sẽ tham dự khóa học; sau khóa học các bạn sẽ có hiểu biết cơ bản về chính trị học

– Đo lường về chất lượng công việc: Chỉ số này yêu cầu cả về khối lượng và kỹ thuật. Dĩ nhiên việc đo lường về số lượng học viên thì rất đơn giản. Vấn đề là làm thế nào bạn đo lường được chất lượng của việc đào tạo học viên. Lúc này bạn cần thiết kế các công vụ như bảng câu hỏi, bảng khảo sát để đánh giá chất lượng trước và sau khi tham gia khóa học của học viên. Đối với từng tự án các công cụ đo lường là khác nhau. Ví dụ với các dự án truyền thông, thì số liệu cần đo sẽ là lượt xem, lượt like, lượng share…

– Đo lường về thời gian hoàn thành: bạn có hoàn thành công việc đúng dự kiến đề ra không? Ví dụ khóa đào tạo dự kiến diễn ra từ tháng x tới tháng y. Bạn có hoàn thành công việc này chậm nhất là vào tháng y hay không?

– Đo lường về ngân sách: bạn có sử dụng đúng số ngân sách bạn dự kiến lúc bạn đầu không? Nếu bạn dùng chưa hết 80% ngân sách thì khả năng cao là bạn đã không thực hiện hết các hoạt động của dự án. Nếu bạn vượt quá 30 % ngân sách thì khả năng dự trù ngân sách cũng như quản lý chi tiêu có vấn đề.

Bài viết sử dụng tài liệu từ:

Hướng dẫn quản lý dự án của European Commission

Tài liệu tập huấn Lập kế hoạch dự án- Dự án tăng cường năng lực lập kế hoạch ODA.

Ảnh bìa: http://enterprisetechnologyprojects.com/

Comments

comments