Phát triển kế hoạch xây dựng đội ngũ lãnh đạo

Trong việc cải tiến và phát triển cộng đồng, năng lực lãnh đạo là nguồn lực quan trọng nhất: Nó là động cơ kéo cả đoàn tàu chạy trên đường ray.

Khi tham gia vào các nhóm hay tổ chức, bạn cần phát triển năng lực lãnh đạo để có thể hoàn thành bất cứ nhiệm vụ quan trọng nào. Bởi chính những người lãnh đạo là người thúc đẩy mọi việc. Họ chính là những người có tầm nhìn, khởi xướng công việc, đưa ra các ý tưởng, giải pháp giải quyết vấn đề, và trên tất cả, là người chịu trách nhiệm trong công việc.

Những vấn đề phức tạp trong xã hội không thể giải quyết được bởi một số ít cá nhân. Nó đòi hỏi sự chung tay góp sức của rất nhiều người. Mô hình tổ chức với chỉ một người lãnh đạo chỉ huy tất cả mọi người phía dưới không phát huy tác dụng: Những công việc đó cần nhiều lãnh đạo làm việc nhóm với nhau, cùng phát huy  năng lực và sức sáng tạo của tất cả mọi người. Đó là lí do vì sao phát triển đội ngũ lãnh đạo phải là hoạt động trọng tâm cho bất cứ tổ chức nào.

1.  TẠI SAO CẦN MỘT KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN ĐỘI NGŨ LÃNH ĐẠO 

Một kế hoạch cụ thể sẽ giúp bạn đi đúng hướng tới đích của mình một cách nhanh chóng. Đó không phải là một vấn đề phức tạp hay mang tính kĩ thuật cao siêu.  Để hình dung, hãy quan sát ví dụ sau như một phần của kế hoạch lãnh đạo của một tổ chức.

Hội đồng Nghệ thuật Bakersville: Kế hoạch Lãnh đạo cho Tình nguyện viên

Mục đíchCác hoạt động phát triển năng lực lãnh đạoThời gian
Tình nguyện viên nên nắm được các kĩ năng trình bày về các di tích lịch sử của Bakersville.Hướng dẫn bởi Amy Nakamura, người đào tạo bên ngoài.Tháng này
Tình nguyện viên sẽ nghiên cứu cách kêu gọi thêm các tình nguyện viên mớiHướng dẫn bởi  Troy Bray, điều phối tình nguyện viênTháng sau
Tăng cường khả năng làm việc như nhóm lãnh đạoLập kế hoạch họp nhóm tình nguyện viênSáu tháng sau

Như bạn thấy, một kế hoạch lãnh đạo đơn giản chỉ là một danh sách các mục tiêu phát triển năng lực lãnh đạo, mốc thời gian và các hoạt động để hoàn thành mục tiêu. Bạn và những người lãnh đạo tiềm năng có thể  trao đổi để sắp xếp chúng lại với nhau cho phù hợp. Có rất nhiều lí do để bạn thu hút, lôi kéo những người mà bạn hi vọng đào tạo họ trở thành những người lãnh đạo trong việc tham gia vào hoạch định phát triển năng lực lãnh đạo của chính họ.

– Thứ nhất, nó giúp họ hiểu rằng bạn đánh giá cao họ, giúp họ tự tin vào khả năng của mình sẽ trở thành một nhà lãnh đạo tốt trong tương lai.

– Thứ hai, bằng việc tham gia và quan sát hành động, cách thức làm việc của những người mình tôn trọng, những người tham gia học được những bài học kinh nghiệm thực tiễn quí giá.

– Thứ ba, những người mà bạn đang đào tạo có thể nắm bắt rõ hơn bạn về những điều họ cần. Nếu được tham gia hoạch định các kế hoạch đào tạo chính mình, quá trình đào tạo sẽ đạt hiệu quả cao hơn rất nhiều.

– Cuối cùng, việc để mọi người tham gia vào các quyết định có ảnh hưởng đến bản thân mỗi người là dấu hiệu của sự tôn trọng và công bằng, những tố chất quan trọng của một người lãnh đạo tương lai.

2. KHI NÀO THÌ CẦN PHÁT TRIỂN KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN LÃNH ĐẠO

Càng nghĩ nghĩ đến việc đào tạo đội ngũ lãnh đạo sớm bao nhiêu thì bạn càng tiến tới mục đích sớm bấy nhiêu. Vì vậy, hãy thực hiện điều đó ngay từ khi bắt đầu, hoặc ngay khi có thể.

Có thể bạn nghĩ rằng mình không có đủ thời gian để suy nghĩ đến phát triển đội ngũ lãnh đạo bởi những khó khăn bạn đang phải đối mặt từng phút, tùng giờ. Nhưng việc phát triển đội ngũ lãnh đạo có thể sẽ là chìa khóa quan trọng để bạn giải quyết các khó khăn tương tự ngay từ khi chúng mới phát sinh.

3. LÀM THẾ NÀO ĐỂ PHÁT TRIỂN LÃNH ĐẠO

3.1. Hình dung về đội ngũ lãnh đạo 

Dưới đây là một số câu hỏi gợi ý giúp bạn trả lời được câu hỏi này.

Bạn muốn bao nhiêu người lãnh đạo trong nhóm của mình

– Bạn muốn họ có những kĩ năng gì

– Họ sẽ hỗ trợ bạn cũng như các nhóm hay thành viên khác như thế nào ?

– Họ làm thế nào để đạt được các mục tiêu của tổ chức

Cần lưu ý là các câu hỏi kiểu “Bạn muốn bao nhiêu người lãnh đạo?” có thể bị hạn chế khi bạn đưa ra nhiều giả thiết tình huống về họ. Một điều lý tưởng trong hầu hết các tổ chức là một cá nhân hoặc nhóm nhỏ có trách nhiệm lãnh đạo chung, nhưng nhiều người lại có vai trò lãnh đạo trong các tình huống khác nhau. Bạn có thể hình dung một bức tranh về đội ngũ lãnh đạo lý tưởng, nhưng điều đó không có nghĩa là những người khác không nên được đào tạo. Hãy tạo cho họ những cơ hội để một ngày nào đó tự tin đứng lên đảm đương trách nhiệm của tổ chức.

3.2. Thiết lập mục tiêu cho đội ngũ lãnh đạo của tổ chức

Hãy bắt đầu bằng việc so sánh về đội ngũ hiện có của bạn với đội ngũ lí tưởng mà bạn hình dung. Điểm mạnh và những khó khăn của đội ngũ hiện tại là gì ? Làm thế nào để nó phù hợp với mong muốn, hình dung của bạn. Những so sánh đó sẽ giúp bạn xác định được những nội dung hay lĩnh vực, chọn lựa các mục tiêu để cả nhóm có thể tập trung phát triển, giải quyết.  Ví dụ sau đây trình bày về một phần của kế hoạch lãnh đạo của tổ chức Sunnyside Metro Food Pantry cho một nhóm năm nhân viên và tám tình nguyện viên.

Mục đíchCác hoạt động phát triển năng lực lãnh đạoThời gian
Nhân viên hỗ trợ sẽ học về kĩ năng Internet cơ bảnĐào tạo bởi Jerome, Quản lí hoạt độngTháng này
Nhân viên vận động sẽ học về cách thức tổ chức buổi họp hiệu quảĐào tạo bởi Jasmine, Giám đốc chương trìnhTháng sau
Tăng cường khả năng làm việc nhóm cho mọi nhân viênGiám đốc điều hành, Carmine, sẽ dạy cho mọi người cách hỗ trợ sự lãnh đạo của nhauNăm nay
Nâng cao nhận thức về sự đa dạng giữa các lãnh đạo chương trình và nhân viênChương trình nâng cao nhận thức đa dạng đang được thực hiện; Đưa người hướng dẫn bên ngoàiGặp gỡ hàng tháng trong năm nay

3.3. Lựa chọn phương pháp

Bạn có thể đưa những kế hoạch rất khác so với kế hoạch được trình bày ở trên. Không quan trọng hình thức của nó thế nào, miễn là bạn lên kế hoạch trước cho các mục tiêu, hành động và thời hạn của mình, bạn sẽ có nhiều khả năng có được đội ngũ lãnh đạo mong muốn.

Có nhiều cách khác nhau để phát triển những người lãnh đạo. Hãy cùng xem qua một số phương pháp dưới đây và lựa chọn phương pháp phù hợp với bạn.

Mô phỏng sự lãnh đạo tốt: Điều quan trọng nhất bạn có thể làm để phát triển các nhà lãnh đạo là chứng tỏ một nhà lãnh đạo giỏi hành động và xử lí như thế nào. Những người được đào tạo sẽ nhìn vào bạn như một tấm gương. Họ sẽ học được rất nhiều kinh nghiêm thực tiễn từ bạn nếu bạn có kỹ năng lãnh đạo tốt. Ngược lại, nếu bạn là một nhà lãnh đạo kĩ năng yếu kém, những bài học của bạn sẽ không có giá trị.

Giảng dạy như cách bạn đang lãnh đạo : Bạn có thể dạy cho mọi người về hầu hết tất cả mọi thứ bạn đang làm. Nếu bạn đang xử lí một cuộc thương lượng khó khăn, hãy nắm lấy cơ hội để dạy họ về nghệ thuật đàm phán: Đưa họ theo trong các cuộc họp mặt hay trao đổi với họ về chiến lược, suy nghĩ của bạn khi có thời gian riêng…Việc chia sẻ suy nghĩ về những điều bạn đang làm và lí do của nó là những kinh nghiệm vô giá cho những người bạn đang đào tạo.

Cố vấn: Điều này bao gồm những bài học thực tế như đã đề cập ở trên nhưng bao gồm một quá trình lớn hơn và ý nghĩa hơn. Bạn dìu dắt họ từng bước, truyền lại cho họ những điều bản thân bạn được học, được trải nghiệm. Bạn hãy lắng nghe những tâm sự của họ khi thử quản lí những nhóm đầu tiên, khuyến khích họ suy nghĩ về kinh nghiệm đó sâu sắc hơn và sẵn sàng cho những thử thách tiếp theo.

Chương trình trao đổi: Đôi khi, hợp tác trao đổi với một nhóm hoặc tổ chức khác sẽ thực sự hữu ích. Bạn có thể trao đổi nhân viên trong một khoảng thời gian, mỗi nhóm sẽ được học cách hoạt động của nhóm khác. Mọi người có thể học các kỹ năng không có trong tổ chức của mình. Thậm chí một chuyến viếng thăm các tổ chức khác có thể giúp mọi người hình dung về những khả năng mới có thể xảy ra.

Định hướng: Bất cứ khi nào một người mới trở thành một thành viên trong tổ chức của bạn, dù ở bất cứ vị trí nào, sự định hướng cũng rất quan trọng để giúp họ hòa nhập nhanh chóng. Họ muốn cảm nhận được rằng họ đang làm việc tốt, họ cần những thông tin và sự đào tạo để làm tốt công việc của họ. Thiếu sự quan tâm, giúp đỡ ban đầu sẽ khiến họ cảm thấy bị bỏ rơi. Hãy đảm bảo người mới sẽ nhận được :

  • Sự đào tạo cần thiết để họ hoàn thành công việc
  • Cơ hội tìm hiểu về lịch sử, sứ mệnh, các thủ tục và chính sách của tổ chức
  • Sự hỗ trợ của tổ chức dành cho các thành viên và cách thức nhận được sự hỗ trợ đó
  • Cơ hội gặp gỡ, trao đổi với mọi người trong tổ chức
  • Sự chào đón nồng nhiệt

Hội thảo và các khóa đào tạo : Các hội thảo có thể giúp nhóm của bạn tiến gần tới những vấn đề quan trọng. Có lẽ nhóm của bạn cần một hội thảo về ra quyết định, gây quỹ hay đề ra một chương trình hành động. Một hội thảo đề cập và giải quyết các vấn đề trọng tâm có thể thiết lập hướng đi đúng cho tổ chức của bạn. Nếu hội thảo giải quyết một vấn đề dài hạn, nó cũng có tiềm năng nâng cao tinh thần và đổi mới cam kết.

Các khóa thiền : Đây là hoạt động tuyệt vời để giúp đem lại sức sống và sự tập trung mới cho nhóm của bạn. Một khóa thiền có thể giúp cho nhóm xác định được các mục tiêu, chiến lược mới. Nó thường được thực hiện khi tổ chức đón nhận những nhiệm vụ mới, giúp mọi người nhận thức được sự thay đổi để hướng tới thành công. Nó cũng giúp mọi  người hiểu nhau, tăng sự liên hệ với nhau trong công việc. Để có được một khóa thiền thành công, bạn nên :

  • Trao đổi, thống nhất ý kiến với các thành viên.
  • Chọn thời gian phù hợp, địa điểm hợp lý, và tốt nhất là xa nơi làm việc
  • Có mục tiêu rõ ràng.
  • Cố gắng thu hút các thành viên cùng tham gia vào việc lên kế hoạch.
  • Đảm bảo sự tham gia tích cực của các thành viên.
  • Đảm bảo rằng người hướng dẫn có đủ năng lực.

Các nhóm lãnh đạo : Những người lãnh đạo cũng cần sự phát triển liên tục. Họ cần có mối liên hệ với các nhà lãnh đạo khác để giúp họ tiếp tục phát triển và vượt qua những khó khăn mà họ phải đối mặt. Họ cần có những người lắng nghe ý tưởng của họ cũng như được học hỏi kinh nghiệm ý tưởng từ những người khác. Để thực hiện được điều này, bạn có thể thiết lập một nhóm lãnh đạo ngang hàng. Mời các nhà lãnh đạo từ các tổ chức khác nhau gặp mặt thường xuyên để chia sẻ những trải nghiệm của một người lãnh đạo, những kết quả đạt được và cả những khó khăn.

3.4. Thiết lập mục tiêu phát triển năng lực lãnh đạo cho mỗi cá nhân

Cùng với việc phát triển kế hoạch lãnh đạo tổng thể cho mọi thành viên trong tổ chức, một điều cũng rất quan trọng là kế hoạch phát triển năng lực lãnh đạo cho từng cá nhân.

Kì vọng vào mọi người sẽ hành động như người lãnh đạo : Nếu bạn mong đợi mọi người hành động như những người lãnh đạo, họ có nhiều khả năng sẽ làm được như vậy. Đôi khi, chúng ta hay đưa ra những nhận định chủ quan, không chính xác về năng lực lãnh đạo của từng người dựa trên quan điểm cá nhân của chính mình. Hãy nhớ rằng ai cũng có những khả năng riêng có thể được phát huy trong những hoàn cảnh phù hợp ở những cấp độ nhất định. Mong đợi của bạn có thể giúp họ vượt qua được những định kiến về bản thân và những gì họ có thể thực hiện được. Trong cuốn sách « On Leadership » của mình John Gardner đã viết : ‘Trong cuộc sống, hầu hết mọi người chỉ sử dụng những phần nhỏ, rất nhỏ, khả năng tiềm ẩn của họ. Trí tuệ và năng lực của con người là vô hạn và học cách sử dụng nguồn năng lực đó một cách hiệu quả là những nhiệm vụ thú vị phía trước cho nhân loại’.

Những kĩ năng lãnh đạo cá nhân nào cần thiết cho tổ chức của bạn : Để phát triển kế hoạch lãnh đạo cho mỗi cá nhân, trước hết hãy liệt kê các kỹ năng lãnh đạo mà bạn cần trong tổ chức của bạn. Sau đó, hãy nghĩ đến những cá nhân nào phù hợp nhất để học các kỹ năng đó. Để tìm được người phù hợp, bạn cần chú ý :

  • Ai đã có nhiều kỹ năng cần thiết cho vị trí này?
  • Ai sẽ quan tâm và hứng thú với thách thức này?
  • Ai có thể sẽ gánh vác được trọng trách và thành công cương ở vị trí này?

Đầu tư vào từng người : Để phát triển những người lãnh đạo một cách lâu dài và bền vững, bạn cần phải hỗ trợ, khuyến khích họ, giúp họ hăng hái, nhiệt tình và hi vọng về công việc cũng như về nhóm của họ. Hãy giữ thói quen suy nghĩ về từng người. Bạn có thể gặp gỡ mỗi người định kỳ để nói về mục tiêu phát triển lãnh đạo của họ, hỏi về những kỹ năng mà họ muốn học hay thậm chí đưa ra nhưng thử thách họ chưa từng hình dung, yêu cầu họ suy nghĩ và tìm ra cách thức giải quyết.  Bạn không thể cung cấp tất cả các khóa đào tạo hoặc cơ hội mà họ muốn, tuy nhiên, bạn có thể xác định cách để động viên, giữ cho họ niềm đam mê,  tạo cho họ cảm giác có được đóng góp quan trọng cho tổ chức, công việc. Điều này cũng giúp họ không rời bỏ đội ngũ của bạn.

Viết ra kế hoạch lãnh đạo cá nhân : Ví dụ sau đây cho thấy việc viết ra các kế hoạch để phát triển năng lực lãnh đạo cá nhân không phải là một công viêc khó khăn. Nó giúp mọi người hướng tới những mục tiêu đặt ra cho từng cá nhân và cho cả tổ chức.

Kế hoạch phát triển năng lực lãnh đạo cho Keisha, nhân viên tại Sunnyside Metro Food Pantry

Mục đíchCác hoạt động phát triển năng lực lãnh đạoThời gian
Tìm hiểu cách vận hành một chiến dịch nhỏ của các nhà tài trợLisa hướng dẫn một kèm mộtTháng sau
Phát triển hơn sự tự tin với tư cách là một nhà lãnh đạoTạo cho cô ấy cơ hội chủ trì một cuộc họp nhân viênSáu tháng sau

Tuyển dụng những người mới để quản lý : Tuyển dụng các thành viên mới hay tình nguyện viên là một yếu tố quan trọng trong phát triển lãnh đạo. Nó phải là một phần của kế hoạch phát triển lãnh đạo của bạn. Dưới đây là một số lí do cơ bản.

Thứ nhất, các thành viên mới sẽ là thế hệ lãnh đạo mới. Mọi người luôn có thể rời nhóm hoặc tổ chức vì nhiều lý do khác nhau. Do đó, bạn cần những người mới sẵn sàng đi đầu. Nếu không, sự ra đi của một hoặc hai nhà lãnh đạo tích cực có thể làm gây ảnh nghiêm trọng đến nhóm hay tổ chức của bạn.

  • Thứ hai, những người mới vào tổ chức sẽ mang thêm những ý tưởng mới, làm cho nhóm của bạn trở nên sinh động.
  • Thứ ba, đưa những người mới vào tổ chức là nền tảng của việc xây dựng cộng đồng. Càng có nhiều người làm việc cho mục đích của bạn, bạn sẽ càng có nhiều sức mạnh. Khi tuyển dụng thêm những thành viên mới, cho họ công việc để đưa họ trung tâm của tổ chức càng sớm càng tốt. Bằng cách đó họ cảm thấy được hoan nghênh và nỗ lực đóng góp cho tổ chức.

Phát triển chính bạn như một người lãnh đạo : Hãy nhớ rằng, bạn đang hoặc cũng sẽ là một thành viên trong đội ngũ lãnh đạo. Bạn cần phát triển kĩ năng lãnh đạo của mình để ngày một trưởng thành. Bạn càng thành công, những thách thức khó khăn khác sẽ càng đến với của bạn. Vì vậy, hãy xây dựng một kế hoạch phát triển năng lực lãnh đạo cho chính mình. Chú ý cải tiến năng lực lãnh đạo sẽ không chỉ giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn mà còn làm cho tổ chức của bạn trở thành một tổ chức tốt hơn.

4.TỔNG KẾT

Tục ngữ châu Phi có câu: “Cần tới cả làng để nuôi dạy một đứa trẻ” (It takes a village to raise a child). Bởi lẽ ấy, “cần cả một tổ chức để tạo nên một lãnh đạo”. Phát triển đội ngũ những người lãnh đạo là công việc khó khăn, đòi hỏi rất nhiều nỗ lực nhưng cũng xứng đáng để bỏ thời gian, công sức. Đó là nguồn lực vô cùng quan trọng và giá trị với bất cứ tổ chức nào. Hãy nhìn những nhà lãnh đạo nổi tiếng trong lịch sử: Martin Luther King, Jr., Susan B. Anthony hay Mahatma Gandhi. Thế giới của chúng ta sẽ tốt đẹp hơn thế nào nếu chúng ta có nhiều hơn nữa những nhà lãnh đạo kiệt xuất như họ.

Nguồn ảnh bìa: ttps://www.carriermanagement.com

Nguồn bài dịch: Developing a Plan for Building Leadership

Nguồn tham khảo của bài dịch:

Online:

http://www.independentsector.org/gardner_leadership_award#bio

https://gardnercenter.stanford.edu/

http://www.aecf.org/resources/building-leaderful-organizations/

https://www.greenleaf.org/

http://www.leadershipchallenge.com/home.aspx

www.cio.com/article/109250/Total_Leadership

https://www.bridgespan.org/bridgespan/Images/articles/nonprofit-leadership-development-whats-your-plan-a/nonprofit-leadership-development-guide.pdf

http://leadershiplearning.org/

Bản in:

Axner, M. (1993). The community leadership project curriculum. Pomfret, CT: The Topsfield Foundation.

Gardner, J. (1990). On leadership. New York, NY: The Free Press.

Jackins, H. (1987). The enjoyment of leadership. Seattle, WA: Rational Island Publishers.

Kahn, S. (1991). Organizing: A guide for grassroots leaders. Annapolis JCT, MD: NASW Press.

Comments

comments