Sử dụng email cho hoạt động xã hội

Bên cạnh việc sử dụng các mạng xã hội mới như Facebook hay Twitter cho các hoạt động, các tổ chức phi chính phủ lớn như Tổ chức Ân xá quốc tế, Tổ chức Theo dõi Nhân quyền,…vẫn miệt mài thu thập email và chăm chỉ gửi email đến những người ủng hộ để yêu cầu giúp đỡ hoặc cung cấp thông tin một cách thường xuyên.

Nguồn ảnh: vbout.com

Tại sao lại là email

Từ lâu Email (thư điện tử) được biết đến như một công cụ tiếp thị hiểu quả của các doanh nghiệp. Nhưng các nhà hoạt động cũng thế thể sử dụng công cụ này cho các hoạt động xã hội phi lợi nhuận của mình. Bởi vì email cho phép bạn tiếp cận cá nhân và những người ra quyết định một cách trực tiếp. Đây cũng là cách thức có chi phí rất thấp và nhanh để lan tỏa thông điệp của bạn và xây dựng nhận thức cộng đồng. Với một lần click, bạn có thể gửi một email tới rất nhiều người, và những người này sau đó có thể gửi tiếp email này đến những người khác một cách dễ dàng.

Thu thập email

Bạn có thể thu thập email bằng việc tạo ra một khung đăng kí nhận tin tại website của bạn ở vị trí dễ nhìn thấy. Cũng đừng quên phát các phiếu thu thập thông tin hoặc đăng kí nhận tin tại các sự kiện, hội nghị, diễn đàn và nói rõ mục đích thu thập để nhận được nhiều sự ủng hộ hơn. Khi đã có một lượng email nhất định, bạn phải biết cách khai thác và biến những email vô tri thành kênh kết nối trực tiếp những người ủng hộ nhiệt thành cho các chiến dịch và hoạt động của bạn.

Làm thế nào để sử dụng email một cách hiệu quả

Nguồn ảnh: https://insideretail.hk

1. Cấu trúc của email

– Viết một tiêu đề email hấp dẫn: Tiêu đề chính là thứ quyết định liệu người nhận có mở email của bạn ra không?

– Viết những thứ quan trọng ở những dòng đầu tiên của email vì đây là phần mà mọi người thường đọc.

– Chia nhỏ email thành các đoạn ngắn và không nên dài hơn 4 dòng

2Nội dung email

– Cá nhân hóa email của bạn bằng tên cá nhân ở phần chào hỏi, thay từ hoặc nội dung phù hợp với phần lớn người nhận

– Sử dụng ngôn ngữ mà người nhận có thể hiểu và đáp lại dễ dàng

– Mỗi email chỉ nên yêu cầu một thứ đơn giản: Mở bài bằng 1-2 câu ngắn gọn để người đọc biết được nội dung của email. Đoạn thứ 2 cần viết cụ thể tại sao bạn lại viết email này. Đoạn thứ 3 cần ngắn gọn kêu gọi họ hành động và nói rõ bạn muốn họ làm gì.

– Chỉ để một đường link dẫn người nhận đến hành động

– Tranh việc gửi kèm file – đặc biệt là khi bạn liên hệ với một người mới biết. Việc gửi kèm file dễ dẫn đến việc thư của bạn bị đưa vào hòm thư rác và cũng gây e ngại cho người đọc vì có thể kèm phần mềm độc hại

– Kết thư bằng chữ kí mang tính chuyên nghiệp

3. Kêu gọi hành động

– Hãy để người nhận biết về yêu cầu mà bạn muốn họ làm. Đừng quên nhắc lại điều này 2 lần: ở đầu và ở cuối email

– Đề nghị người nhận gửi tiếp email của bạn tới bạn bè và gia đình của họ, hoặc những người mà người nhận nghĩ là họ có thể quan tâm.

4. Gửi email

– Đảm bảo tính riêng tư của người nhận bằng việc đừng gửi cho tất cả người nhận tại phần “to” (người gửi) mà sử dụng chức năng “bcc” ( bcc cũng tương tự như cc nhưng điểm khác là những người được thêm trong bcc không thể xem được những người cũng được nhận email này). Điều này sẽ khiến không một ai trong danh sách bạn gửi có thể sao chép tất cả các địa chỉ email và sử dụng chúng với các mục đích khác.

– Giữ danh sách email riêng tư và bảo mật, đừng chia sẻ nó với bất cứ ai không liên quan.

– Xây dựng danh sách liên lạc và người ủng hộ bằng việc đề nghị mọi người cung cấp email và nói cho họ biết bạn sẽ làm gì với những thông tin liên lạc đó. Chỉ sử dụng các email của những người đã đồng ý nhận emails từ bạn.

– Kiểm tra email trước khi gửi chính thức: Đọc lại email của bạn vài lần hoặc nhờ ai khác đọc lại để check các lỗi chính tả hoặc thông tin. Hãy chuyên nghiệp.

– Đừng Spam. Đừng gửi email của bạn tới một danh sách khổng lồ email bạn mua được hoặc lấy được bất kì, đừng thêm bất cứ ai vào danh sách gửi thông tin của bạn nếu họ không đồng ý.

5. Theo dõi những phản hồi

Lên kế hoạch phản hồi: Chuẩn bị để trở lời những câu hỏi hay phàn nàn của mọi người, cân nhắc về việc bạn phải làm đối với những emai không được phản hồi.

6. Cân nhắc sử dụng kênh di động

Ngày nay mọi người có xu hướng kiểm tra email trên di động. Hãy cân nhắc về phông chữ, cỡ chữ và việc sắp đặt thông tin của bạn.

7. Chiến lược khi gửi email:

Nghiên cứu của Experian Marketing Services chỉ ra rằng email được gửi trong khoảng 8h tối tới nửa đêm được mở nhiều hơn 22% so với thông thường, và tất nhiên có khả năng được bấm đọc và chuyển đổi thành hành động cao hơn. Email được gửi vào cuối tuần cũng hiệu quả hơn ngày thường. Hãy chọn thời gian gửi email hợp lý.

Bài viết có tham khảo tài liệu của : Amnesty 

Ảnh bìa bài viết: https://insideretail.hk

 

 

Comments

comments