Tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề cộng đồng

Sẽ là quá tuyệt vời nếu mỗi khi phải đối mặt với một vấn đề, là ngay lập tức có một giải pháp hoàn hảo nảy ra trong đầu, rồi mình nhận ra là nó đúng là hoàn hảo, và sẵn sàng tiến hành. Đáng tiếc, thực tế không phải lúc nào cũng dễ dàng như vậy. Ngay cả với một nhóm người thông minh và tận tuỵ, không phải lúc nào cũng dễ dàng  nghĩ ra được bất kỳ giải pháp nào cho những vấn đề mà họ phải đối mặt, chưa nói đến một giải pháp hiệu quả và khả thi. Cũng như trong nhiều chuyện khác, tất cả các thành viên đều phải tốn không ít công sức – vắt óc suy nghĩ, đánh giá thật cẩn thận và ra quyết định.

Và đó trong bài này, chúng ta sẽ thảo luận về việc tạo ra một phiên họp nhằm tạo ra và thu lượm các ý tưởng, cũng như các phương pháp có thể dùng để đưa ra nhiều ý tưởng nhất có thể. Sau đó, khi bạn đã có thật nhiều ý tưởng, chúng ta sẽ bàn về cách đánh giá các giải pháp đó. Cuối cùng là về quá trình ra quyết định, và cụ thể là làm thế nào để đạt được sự nhất trí.

TRƯỚC KHI BẠN BẮT ĐẦU

Hãy tổ chức buổi họp tại một căn phòng tốt bởi vì tìm ra các giải pháp cho một vấn đề, sự thoải mái và dễ chịu cả về tinh thần và thể chất lại rất quan trọng. Tại sao?

– Để thúc đẩy sự sáng tạo. Giúp mọi người tư duy theo những cách khác nhau luôn luôn là một nhiệm vụ thử thách. Ở đây, bạn đang yêu cầu mọi người phải sáng tạo và sử dụng một phần não bộ mà có thể bình thường họ không quen phải kích hoạt. Phải suy nghĩ sáng tạo có thể là điều khó khăn đối với nhiều người. Khi ấy, ánh sáng dịu mắt, ghế ngồi thoải mái, và thậm chí âm nhạc thư giãn có thể giúp khai thông những ý tưởng đột phá.

– Để thúc đẩy thảo luận cởi mở. Hầu hết mọi người đều thoải mái chuyện trò về những sự kiện hoặc về ý kiến ​​của người khác. Tuy nhiên, việc chia sẻ ý tưởng của bản thân, nhất là các ý tưởng mà mình chưa có thời gian để suy nghĩ thấu đáo, hoặc cho rằng có thể không được cả nhóm chấp nhận, có thể khó khăn hơn nhiều. Không ai muốn bị chê cười hoặc bị đánh giá là ngu ngốc vì những ý tưởng mình đưa ra. Do đó điều quan trọng là mọi người phải có một mức độ tin tưởng đáng kể, cả vào bản thân lẫn tập thể nhóm, trước khi bạn bắt đầu quá trình này.

Có hai yếu tố thiết yếu làm mọi người cảm thấy thoải mái: làm cho họ dễ chịu về tinh thần và đảm bảo sự thoải mái về thể chất của họ.

Để mọi người cảm thấy dễ chịu về tinh thần, họ cần phải thoải mái khi nói chuyện với tập thể nhóm. Nếu bạn bắt đầu quá trình bằng cách xác định và phân tích vấn đề, các thành viên của nhóm phải có được một mức độ thoải mái với nhau từ trước và người hướng dẫn có thể quyết định rằng không cần bỏ thêm công sức cho việc gắn kết đội nhóm. Điều này đặc biệt đúng nếu các thành viên của nhóm đã quen biết và làm việc chung được một thời gian.

Mặt khác, nếu một số hoặc toàn bộ thành viên của nhóm không quen biết nhau và có vẻ không thoải mái lắm, thì có thể bạn phải mất vài phút để làm một bài tập khởi động gắn kết nhóm. Không cần phải phức tạp, hoặc thâm chí là nghiêm túc. Thực ra, có thể giảm căng thẳng và giúp mọi người cảm thấy thoải mái với nhau hơn bằng một việc gì đó khá vô nghĩa, kiểu như yêu cầu mọi người mô tả thứ kinh dị nhất mà họ từng ăn, hoặc nói xem kiếp sau họ muốn được đầu thai thành cái gì.

Cũng rất cần chú ý đến sự thoải mái về thể chất của các thành viên. Nếu ghế ngồi quá cứng, hoặc nhiệt độ phòng quá lạnh, hay bị chói mắt thì người ta không thể tập trung vào thứ gì khác. Và khi không thấy thoải mái, hầu hết mọi người đều trở nên ít cởi mở hơn với những ý tưởng mới.

Hãy mường tượng ra nơi mà bạn cảm thấy dễ chịu nhất và cho phép bạn có thể suy nghĩ mạch lạc nhất. Đó là trong phòng khách của bạn? Ngoài bãi biển? Trong thư viện? Điểm nào của nó tạo ra cảm giác thoải mái như vậy? Những phần nào của địa điểm đó có thể được áp dụng vào khu vực hội họp của bạn?

Khả năng cao là bạn sẽ không thể họp ở nơi bạn thấy dễ chịu nhất. (Mặc dù đôi khi điều đó vẫn có thể! Tại sao lại không thể họp ở ngoài bãi biển?) Và, dĩ nhiên, những nơi đó lại có thể không tạo cảm giác thoải mái với tất cả mọi người. Một cuộc họp trong phòng của sếp có thể là tốt đối với sếp, nhưng lại không thoải mái đối với các nhân viên.

Tuy nhiên, điều bạn có thể làm là cố gắng đưa một vài khía cạnh của nơi mà bạn cảm thấy thoải mái nhất vào địa điểm họp của bạn. Ví dụ như mở nhạc, đặt vài đĩa bánh kẹo, sôcôla, treo vài bức tranh trên tường. Bạn chỉ bị giới hạn bởi trí tưởng tượng và ý thích của các thành viên trong nhóm mà thôi.

Và ngay cả khi không làm được nhiều, bạn vẫn có thể nhận ra rằng có một số tiện nghi cơ bản mà mọi người đều sẽ thấy quan trọng, và bạn sẽ cần lo liệu những yếu tố đó trước khi họp. Ví dụ: Ánh sáng dịu mắt; Ghế ngồi thoải mái; Có nhà vệ sinh; Bảo đảm nhiệt độ dễ chịu cho mọi người; Bố trí giờ giải lao khi cuộc họp đã diễn ra quá lâu; Giải khát (ít nhất là phải có đủ nước uống); Bảo đảm người khuyết tật có thể vào được tòa nhà

TẠO RA CÁC GIẢI PHÁP

Khi cả nhóm thấy thoải mái, giờ là lúc bắt đầu làm việc để nghĩ ra một số giải pháp khả dĩ. Dưới đây chỉ liệt kê một vài trong nhiều cách khác nhau để thực hiện việc đó. Cả nhóm có thể thử một cách mà các thành viên thích; tất cả mọi người đều cần đưa ra được một vài giải pháp tốt.

– Chỉ cần đi quanh căn phòng và yêu cầu mọi người đề xuất ý tưởng. Không cần thủ thuật nào phức tạp, nhưng có tác dụng.

– Truyền tay nhau một mẩu giấy quanh phòng. Mọi người có thể viết ra các ý tưởng của họ, sau đó có thể cùng thảo luận mà không ai biết ý tưởng nào là của ai.

– Viết ra ý tưởng. Viết ra ý tưởng đặc biệt hữu ích đối với những người thích viết. Nó cũng cho phép nhiều người tạo ra và bình luận về các ý tưởng trong thời gian ngắn. Các nhóm lớn nên được chia thành các nhóm nhỏ, gồm năm hoặc sáu người. Mỗi người viết ra trên mẩu giấy của mình một giải pháp khả dĩ cho vấn đề. Sau đó từng người đặt mẩu giấy của mình lên bàn, giữa cả nhóm. Tiếp theo, mọi người sẽ cầm mẩu giấy của một người nào đó và viết bình luận ​​về ý tưởng đó. Tiếp tục như vậy đến khi mỗi người trong nhóm đều đã bình luận về ý tưởng của những người còn lại. Trong khi hoặc sau khi kết thúc cuộc họp, toàn bộ các ý tưởng đều được thảo luận hoặc tóm tắt lại trong một báo cáo.

– Động não (brainstorming). Brainstorming là một cách đã được thử nghiệm và tỏ ra là đúng, nhằm đưa ra các ý tưởng trong một nhóm. Phương pháp này rất đơn giản: Vấn đề được nêu ra, và thư ký cuộc họp đứng trước phòng, trên tay cầm tờ giấy hoặc bảng đen. Mọi người trong nhóm nói ra bất cứ ý tưởng nào nảy ra trong đầu. Thư ký sẽ ghi lại tất cả các nhận xét được nêu ra.

Khi dùng cách brainstorming, lưu ý một số điểm sau:

– Thận trọng với các giả định; các giả định thừa, không cần thiết – sẽ làm giảm số lượng giải pháp tiềm năng. Ví dụ nếu nhóm của bạn đang tìm kiếm các hình thức vui chơi giải trí cho một lễ kỷ niệm sắp tới; khi ấy, đừng nên mặc định rằng trong nhóm không có nhân tài. Biết đâu trong nhóm lại có một ca sĩ xuất sắc, nhưng vốn nhút nhát và không biết tự thể hiện mình nếu không được đề nghị.

– Khích lệ bằng cách đơn giản là đưa ra những chỉ dẫn, gợi ý rằng mọi người có thể và cần phải sáng tạo trong buổi brainstorming – có thể giúp tăng cao số lượng và chất lượng của các giải pháp được tạo ra.

– Không ý tưởng nào bị coi là quá kỳ quặc! Thư ký cuộc họp cần ghi lại tất cả các ý tưởng. Tại sao? Một ý tưởng có vẻ là lố bịch khi nghe lần đầu tiên có thể sẽ trở nên khả dĩ và thậm chí còn hấp dẫn. Ý tưởng đó cũng có thể được điều chỉnh bởi các thành viên khác của nhóm, và cuối cùng, chúng ta có một giải pháp hoàn hảo cho vấn đề.

Một thành viên trong nhóm có thể gợi ý về việc mời các tuyển thủ bóng rổ NBA làm cố vấn, hướng đạo cho thanh niên trong vùng. Điều đó có thể là không khả thi, nhưng ý tưởng đó đã làm loé lên trí tưởng tượng của một thành viên khác, và người đó gợi ý rằng hãy mời các vận động viên nghiệp dư của trường đại học tại địa phương làm cố vấn. Một thành viên khác nữa thì đề xuất mời các huấn luyện viên đứng ra bảo trợ cho thanh niên đang gặp các vấn đề ở gia đình bằng cách trao học bổng để các em đó tham gia các trại thể thao mùa hè. Các đề xuất khác lại nảy ra thêm từ những ý tưởng này, và sau nửa giờ cùng động não, nhóm đã có một danh sách dài các phương án để chọn lựa.

– Đừng ai bình luận rằng các ý tưởng đó là hay hay dở; vào lúc này tốt nhất là không thảo luận về chúng. Cứ tiếp tục sản sinh ra tất cả mọi loại ý tưởng cho đến khi mọi người không còn ý tưởng nào nữa.

– Các ý tưởng có thể được kết hợp với nhau khi mọi người nhìn thấy mối liên quan trong quá trình động não.

– Người dẫn dắt buổi brainstorming cần duy trì không khí sôi nổi và liên tục đề nghị mọi người đưa thêm các ý tưởng khác nữa. Thậm chí còn có thể được thực hiện như bán đấu giá, trong đó người ta nói liên hồi và tốc độ thảo luận nhanh.

– Nếu nhóm bị chệch ra khỏi chủ đề chính, người dẫn dắt hoặc thư ký cần nhẹ nhàng nhắc nhở họ về lý do tại sao họ lại đi tới chỗ đó.

– Việc thảo luận, phân tích, và lựa chọn ý tưởng sẽ được thực hiện sau.

Các dạng khác của hoạt động brainstorming:

– Một khoảng thời gian brainstorming ở cấp độ cá nhân có thể được tiến hành trước khi diễn ra hoạt động ở cấp nhóm. Mỗi người tạo ra ý tưởng riêng của mình sau đó chia sẻ với nhóm.

– Nếu hoạt động sản sinh ý tưởng được thực hiện vào một hôm nào đó sau khi đã xác định và phân tích xong vấn đề, các thành viên của nhóm có thể được yêu cầu tạo ra giải pháp ở dạng như “bài tập về nhà” giữa hai phiên họp.

ĐÁNH GIÁ GIẢI PHÁP

Hy vọng rằng đến lúc này, nhóm của bạn đã tạo ra nhiều giải pháp tiềm năng. Bây giờ là lúc quyết định ý tưởng nào là hay nhất. Có nhiều cách để làm việc này. Trong đó, có một cách bao gồm thực hiện ba bước sau cho mỗi ý tưởng:

– Đánh giá từng ý tưởng một cách độc lập. Liệt kê chúng trên mỗi tờ giấy riêng biệt:

– Những điều bạn thích về ý tưởng này

– Những điều không thích về ý tưởng này

– Ý tưởng này có thể đem lại những tác dụng  phụ nào?

Đặt các câu hỏi sau:

– Nó có thực tế không?

– Nó có hiệu lực không?

– Nó có hiệu quả về chi phí không?

– Nó có dễ đưa vào thực hiện không? Có nhiều thứ liên quan đến câu hỏi này. Các câu hỏi liên quan có thể gồm: Nó có thể được thực hiện bởi các thành viên nhóm, hoặc Có cần giúp đỡ từ bên ngoài không? Cần bao nhiêu thời gian? Có ai cần học các kỹ năng mới không?

– Nó có được chấp nhận bởi tất cả những người tham gia không? Nghĩa là, bởi các thành viên trong nhóm, bởi những người sẽ bị ảnh hưởng, và bởi những người đang thực hiện (và trả tiền cho) công việc? Còn cộng đồng nói chung thì thế nào?

– Nó có nhất quán với những công việc khác của nhóm không?

Khi xem xét các câu hỏi trên đây, có thể dễ dàng nhận thấy các câu trả lời sẽ khá chủ quan. Việc chi 1.000 đô la cho một dự án có thể là không nhiều nếu bạn đang có một khoản tài trợ 300.000 đô la, nhưng sẽ có thể là rất nhiều đối với các nhóm có ít tài trợ hơn. Tuy nhiên đặt ra và xử lý các câu hỏi trên đây sẽ cho bạn hiểu khá rõ xem đâu là giải pháp khả thi.

Điều chỉnh giải pháp mà bạn đang xem xét nếu có các đề xuất được đưa ra mà có thể cải thiện được nó.

Sau khi xem xét cẩn thận từng ý tưởng, và cân nhắc những ưu và nhược điểm của từng ý tưởng, giờ đây bạn đã sẵn sàng ra quyết định.

RA QUYẾT ĐỊNH

Khi nói đến cách ra quyết định, bạn có thể:

– Để một ai đó ra quyết định, và thông báo quyết định đó đến cho cả nhóm

– Tập hợp thông tin đầu vào từ các cá nhân, và sau đó để một người ra quyết định

– Tập hợp thông tin đầu vào từ nhóm, và sau đó để một người ra quyết định

– Bỏ phiếu

– Cố gắng tạo ra sự đồng thuận của mọi người trong cuộc họp

Tất cả đều là các phương án khả thi,có thể được lựa chọn vào những thời điểm khác nhau. Tuy nhiên đối với quá trình giải quyết vấn đề của nhóm, cách cuối cùng là tốt nhất. Việc lựa chọn theo sự nhất trí/đồng thuận – thảo luận và tranh luận về các khả năng cho đến khi ai cũng đồng tình – thường là cách tốt nhất, vì mọi người ai cũng là một phần của giải pháp. Các thành viên có nhiều khả năng sẽ ủng hộ hoàn toàn một quyết định mà chính họ đã góp phần tạo ra.

Như vậy không có nghĩa là lúc nào cũng dễ dàng tạo ra sự nhất trí. Đôi khi có thể là dễ dàng; khi nhóm đã xem xét cẩn thận tất cả các phương án mà họ có, và trong đó có một phương án nổi bật rõ ràng hơn số còn lại. Nhưng khi giải pháp là không rõ ràng, hiển nhiên lắm, thì việc tạo ra sự đồng thuận là một thách thức không nhỏ, nhất là khi có những người trong nhóm ngả mạnh theo ý này hoặc ý khác.

Hãy chú ý những điểm sau:

– Tránh tranh cãi mù quáng để bảo vệ ý kiến ​​cá nhân. Người ta rất dễ bám chấp vào những gì mình tin đến nỗi không thực sự nghe được những gì người khác đang nói. Hãy biết lắng nghe một cách cẩn thận như lúc nói.

– Đừng thay đổi quan điểm chỉ cốt để đạt được một sự nhất trí. Nếu bây giờ bạn không hài lòng với một giải pháp nào đó thì làm sao bạn có thể hài lòng về nó hơn được trong vài tháng sắp tới khi phải theo đuổi việc thực hiện nó.

– Người ta hay nghĩ về điều này như một tình huống “tất cả hoặc không có gì”: phải có một ai đó thắng, và ai đó thua. Thực ra, không nhất thiết phải như vậy. Nếu nhóm đang bị mắc kẹt giữa hai phương án khác nhau, hãy thử xem liệu một phương án thứ ba nào đó có thể dễ được mọi người liên quan chấp nhận hơn không.

– Nếu mọi người đang tỏ ra mất kiên nhẫn, hoặc khi cuộc thảo luận đang giậm chân tại chỗ, thì hãy nghỉ giải lao. Hãy uống cà phê, làm một việc khác trong vài phút, hay dừng lại để rời sang hôm khác. Đôi khi, chỉ cần nghỉ một khoảng thời gian ngắn là đủ để mọi người có một cách nhìn mới.

Nếu bạn không đạt được đồng thuận thì sao?

Nếu đã thảo luận rất rốt ráo nhưng có vẻ không đi đến được một quyết định mà mọi người cùng đồng ý, bạn có một vài lựa chọn. (Gợi ý: Nhóm có thể quyết định xem cần làm gì nếu không đạt được đồng thuận, trước khi tranh luận về các giải pháp.)

– Bạn có thể thử một trong những cách thức ra quyết định khác đề cập ở trên (chỉ định ra người sẽ đóng vai trò ra quyết định cuối cùng, bỏ phiếu …).

Bạn có thể thử cách mà các tác giả David Quinlivan-Hall và Peter Renner gọi là “kỹ thuật nhóm danh nghĩa” (nominal group technique). Để làm việc này, yêu cầu mỗi người tham gia gán một con số cho từng giải pháp, trong đó số một (1) là giải pháp ưa thích nhất của họ, số hai (2) là giải pháp ưa thích thứ hai của họ, v.v… Tất cả các số được cộng dồn, và giải pháp có tổng thấp nhất là giải pháp được chọn.

Trong một số trường hợp, bạn có thể chọn là không đưa ra quyết định, hoặc trì hoãn việc quyết định tới buổi họp sau. Một số ý tưởng và ý kiến ​​có thể thay đổi nếu mọi người có một khoảng thời gian để suy ngẫm.

Bất kể cả nhóm quyết định làm điều gì, người dẫn dắt cũng phải yêu cầu mọi người cho ý kiến phản hồi sau khi quyết định đã được đưa ra. Các câu hỏi có thể là “Bạn có điều gì muốn phàn nàn không?”; “Bạn có đề xuất nào có thể làm cho việc này tốt hơn?”; và “Bạn có hoàn toàn hài lòng với giải pháp mà cả nhóm đã chọn không?”

TÓM TẮT

Việc tạo ra và lựa chọn các giải pháp trong nhóm là hai nhiệm vụ khá gay go. Bạn cần yêu cầu mọi người có tư duy sáng tạo, gạt bỏ những gì đang giới hạn trí tưởng tượng của họ, và đưa ra các ý tưởng mới; sau đó, bạn tiến một bước nữa và yêu cầu họ sử dụng tất cả các kỹ năng chính trị và dàn xếp để đưa ra quyết định cuối cùng.

Tin vui là ở chỗ, khi bạn đã đi được tới điểm này, tức là đã gần tới đích rồi. Trong phần tiếp theo của chương này, Đưa giải pháp của bạn vào thực tiễn, chúng tôi sẽ nói về việc thực hiện toàn bộ công việc khó khăn vất vả của bạn.

Nguồn bài dịch:Generating and Choosing Solutions

Nguồn ảnh bìa: wikipedia.org

Comments

comments