Xây dựng đội nhóm để thực việc các công việc cộng đồng hiệu quả.

Trong thể thao, có những đội giành chiến thắng đơn giản là vì sở hữu những vận động viên giỏi nhất. Tuy nhiên, nhiều đội khác, dù cũng có các thành viên xuất sắc như thế, lại thường chỉ xếp hạng thấp hơn nhiều. Ngược lại, có những đội mà trình độ các thành viên chỉ ở mức trung bình lại thành nhà vô địch. Một phần bí quyết của họ nằm ở khả năng làm việc nhóm: bất kể khả năng mỗi cá nhân ra sao, nếu sự phối hợp tập thể của họ không tốt, thì kết quả không thể cao được.

Những gì đúng trong thể thao cũng có thể đúng trong lĩnh vực làm việc cộng đồng. Người lãnh đạo cộng đồng thành công thường có những đội nhóm giỏi ở phía sau họ. Trong nhiều trường hợp, đội nhóm có thể hoàn thành được những việc mà cá nhân không thể.

Làm việc nhóm thành công là một trải nghiệm học hỏi quan trọng cho các nhà lãnh đạo tương lai. Nó cho người ta thấy rằng không phải việc gì cũng có thể thực hiện chỉ bằng nỗ lực cá nhân, và cho thấy những việc cần phải làm để tạo được một đội nhóm. Một người lãnh đạo từng thành viên của một đội nhóm tốt sẽ có thể tạo dựng được những đội nhóm tốt cho mình, vì người đó hiểu rõ thế nào là một đội nhóm tốt.

Một trong những công việc quan trọng nhất của người lãnh đạo là tập hợp được một đội nhóm tốt và hỗ trợ các thành viên phát huy tối đa khả năng của họ. Phần này sẽ hướng dẫn cách quy tụ và xây dựng đội nhóm để giúp tổ chức hoặc nhóm sáng kiến của bạn hoạt động hiệu quả.


Mục lục của bài viết:

  1. Đội nhóm và xây dựng đội nhóm là gì?

  2. Ưu điểm và nhược điểm của các đội nhóm?

  3. Khi nào bạn cần phải xây dựng đội nhóm?

  4. Những thành tố của một đội nhóm tốt?

  5. Làm cách nào để xây dựng một đội nhóm?


ĐỘI NHÓM VÀ XÂY DỰNG ĐỘI NHÓM LÀ GÌ?

Thế nào là một đội nhóm?

Câu trả lời cho câu hỏi này có thể không hiển nhiên như bạn nghĩ. Mọi người đều biết đội nhóm là gì: một nhóm người làm việc cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung, phải không?  Vừa đúng vừa sai! Một đội nhóm là một nhóm người cùng mục tiêu, nhưng nhiều nhóm người khác cũng có chung một mục tiêu. Một đội nhóm thì làm việc cùng nhau, nhưng nhiều nhóm người người khác cũng có làm việc cùng nhau. Các thành viên của Quốc hội Mỹ làm việc chung với mục tiêu chung (tạo ra những đạo luật tốt nhất cho đất nước), tuy nhiên mỗi thành viên đều có lợi ích và niềm tin riêng, chương trình hành động riêng. Tính chất “đội nhóm” trong Quốc hội Mỹ không hơn là bao so với một đội bóng gồm những đứa trẻ sáu tuổi, mỗi cá nhân đều chơi như thể mình là cầu thủ duy nhất trên sân.

Đội nhóm là một nhóm người với sự cam kết gắn bó với mỗi thành viên khác, với toàn đội, hướng tới một thành tựu lớn, một mục tiêu chung, một tầm nhìn chung. Họ hiểu rằng thành công của toàn đội phụ thuộc vào nỗ lực của mọi thành viên.

Một đội nhóm tốt phải hoạt động như một cơ thể thống nhất. Các thành viên không chỉ làm việc vì một mục tiêu chung, mà còn bổ sung và hỗ trợ lẫn nhau để công việc trở nên suôn sẻ. Hãy so sánh một đội bóng gồm những đứa trẻ sáu tuổi, đặc trưng bởi cách chơi hoàn toàn mang tính cá nhân, với đội tuyển quốc gia Brazil vào thời đỉnh cao. Dường như mọi thành viên không chỉ biết đồng đội của mình đang làm gì, mà còn là sắp làm gì. Các đường chuyền đều đúng mục tiêu giống như có một lực huyền bí nào đó dẫn dắt cho những cú sút của từng thành viên. Hiển nhiên, “phép thuật” đó là kết quả của sự luyện tập không ngừng nghỉ, nhưng cũng là kết quả của một niềm đam mê chung để đạt tới thành tích và của một tầm nhìn chung về một lối chơi hiệu quả, nhịp nhàng đã khiến các đội khác đều trông thật vụng về.

Như vậy, đội nhóm là phải có chung một động lực để đạt thành tích và chung một tầm nhìn –  hai yếu tố này khác với khái niệm “mục tiêu chung”. Nhu cầu đạt được thành tích sẽ tạo ra một lực đẩy. Còn tầm nhìn thì không chỉ đem lại mục tiêu, mà còn cả phương hướng để đạt tới chúng. Nó giữ cho mọi người đi cùng một hướng, cùng một tốc độ, tạo ra ít trở lực (ma sát) nhất, hành trình đạt được hiệu quả cao nhất.

Một trong những cách để các đội nhóm giảm thiểu trở lực là thông qua tinh thần cam kết, làm việc như một đội. Họ sẵn lòng vì thành công của tập thể trong mục tiêu chung mà từ bỏ phần lớn nhu cầu về tiếng tăm hoặc sự công nhận cho riêng mình. Thành tích của toàn đội mới là quan trọng, và mỗi thành viên cùng đặt trách nhiệm của bản thân cũng như của những người còn lại vào đó.

Ở trạng thái lý tưởng, một đội nhóm trông giống như một cá thể đơn nhất đang làm nhiều việc cùng một lúc, hơn là một tập hợp của nhiều cá nhân, trong đó mỗi người làm công việc của riêng mình. Cái toàn thể trở nên mạnh hơn so với tổng của các bộ phận: một đội nhóm có thể đạt được nhiều hơn so với thành tích của tất cả các thành viên cộng lại, khi họ chỉ làm việc một mình.

Xây dựng đội nhóm là gì

Vậy làm sao để tạo được một đội nhóm mà trong đó mọi người vận hành như là một khối thống nhất, kể cả khi mỗi người đều có nhiệm vụ riêng? Có hai cách nhìn về xây dựng đội nhóm. Cách thứ nhất là tạo dựng một đội nhóm từ con số không cho một mục đích nhất định. Mục đích này có thể là ngắn hạn (chạy một chiến dịch gây quỹ nhỏ) hoặc dài hơi hơn (khởi xướng và xây dựng đội ngũ cho một sáng kiến dài hạn để mang lại thay đổi lâu bền cho cộng đồng).

Các thành viên đội nhóm cần ba loại kĩ năng: kĩ năng chuyên môn (về lĩnh vực mà đội mình đang hoạt động), kĩ năng giải quyết vấn đề và kĩ năng tương tác liên cá nhân. Lý tưởng nhất là tìm được những người có đủ cả 3 kĩ năng này, nhưng trên thực tế, có thể bạn sẽ phải chọn vài người cho mỗi tiêu chí riêng. Rõ ràng là tất cả đều rất quan trọng. Để hoàn thành hiệu quả công việc cần phải có chuyên môn, để xử lý được những nhiệm vụ này một cách hợp lý thì cần có kĩ năng giải quyết vấn đề, để giữ cho công việc của toàn đội không bị trệch hướng bởi những ganh tị, xung đột nội bộ và các vấn đề khác thì cần kĩ năng ứng xử liên cá nhân.

Ngoài việc tìm kiếm dựa trên kĩ năng, bạn phải sắp xếp sao cho đúng người đúng việc trong đội, và tập hợp được một nhóm hài hòa với nhau. Để đánh giá xem liệu mọi người trong đội có hòa hợp với nhau không, ở một mức độ nào đó, cần dùng tới trực giác, cảm tính khi xem xét các đặc điểm, cách họ thể hiện, lời nói, ngôn ngữ cơ thể..của người khác. Những điều này cũng quan trọng ngang với nền tảng xuất thân và trình độ đào tạo của, để xác định xem họ có nên được kết nạp vào một đội nhóm cụ thể nào đó không.

2 tác giả Jon Katzenbach và Douglas Smith, trong cuốn Trí khôn của Đội nhóm (The Wisdom of Teams), cho rằng nên chọn thành viên vì kĩ năng của họ, hơn là tính cách cá nhân. Đối với một đội nhóm trong sản xuất công nghiệp, điều này có vẻ đúng, tuy nhiên công tác cộng đồng đòi hỏi một tư duy khác. Trên thực tế, tính cách cá nhân là yếu tố cực kỳ quan trong, cả trên khía cạnh “hợp với toàn đội” lẫn việc tương tác giữa các thành viên trong đội với những người khác trong tổ chức và trong cộng đồng.

Phần lớn thành công của công tác cộng đồng phụ thuộc vào các mối quan hệ – với người tham gia, với đồng nghiệp, với nhà chức trách, và với cộng đồng – và tính cách cũng như phong cách cá nhân là những yếu tố không thể coi nhẹ. Ví dụ, nếu tuyển mộ những người mà không thoải mái khi làm việc với cộng đồng mục tiêu của tổ chức, thì sẽ là thảm họa cho công việc chung. Chọn lựa một thành viên mà không thể hòa hợp với đồng đội, hoặc bất đồng với nhau về các vấn đề triết lý hoặc về tầm quan trọng của của mục tiêu mà toàn đội theo đuổi,  cũng có thể gây rắc rối không kém. Vì vậy, khi chọn người vào đội, cần hết sức chú ý kĩ đến ảnh hưởng mà một người có thể tạo ra cho các thành viên khác của đội và cho cộng đồng.

Trên một vài phương diện, quy tụ một đội nhóm từ con số không lại dễ hơn trường hợp phải chuyển hóa một nhóm mà bạn mới tuyển mộ hoặc đang có sẵn thành một đội có thể làm việc ăn ý với nhau. Với một nhóm có sẵn, bạn không có nhiều lựa chọn về việc ai sẽ là thành viên. Có thể đã tồn tại từ lâu sự xung khắc giữa những người có liên quan, hoặc tính cách của một số người khiến cho khó làm việc cùng. Nếu ngay từ đầu, các thành viên đã không được lựa chọn theo tiêu chí là hợp nhau, thì không có gì đảm bảo là bây giờ họ sẽ trở nên hợp nhau.

Xây dựng đội nhóm theo nghĩa của trường hợp 2 này đòi hỏi sự lãnh đạo mạnh mẽ và một tầm nhìn mà có thể thu phục toàn đội. Bên cạnh nỗ lực giúp các thành viên học cách làm việc như một tập thể thống nhất, bạn còn phải tìm cách tạo dựng nên sự gắn bó của mọi người với ý tưởng về đội nhóm và với chính đội nhóm, cũng như đối diện với các thử thách mà đội gặp phải. Đôi khi, một nhóm có sẵn đã có thể được gọi là, hoặc gần như là một đội rồi. Họ có thể đã có chung tầm nhìn và có một chút ý tưởng về cách thực hiện. Nhưng nếu chưa có thì có thể phải mất nhiều thời gian và công sức để tạo ra điều đó, và bạn phải kiên nhẫn.


NHỮNG ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA ĐỘI

Quy tụ một đội nhóm gồm những người giỏi kĩ năng có thể là lựa chọn tốt nhất để hoàn thành một công việc cụ thể. Nhưng đôi khi lại không phải. Giống như hầu hết mọi cách khác để giải quyết công việc, đội nhóm cũng có ưu và nhược điểm. Một số điểm mạnh của đội nhóm là:

Ưu điểm:

Một nhóm có thể làm được nhiều hơn là từng cá nhân. Các thành viên trong đội được hưởng lợi ở chỗ là việc tham gia vào một nhóm cho phép làm được những thứ mà họ không thể làm một mình. Một đội nhóm tốt có tác dụng hỗ trợ và nâng cao các kĩ năng và việc học hỏi của các thành viên, giúp họ phát huy tối đa bản thân. Con người là một động vật có tính xã hội, và ở góc độ loài, chúng ta đã biết làm việc trong đội nhóm ngay từ thuở xa xưa, vd khi đi săn và mổ thịt con voi ma-mút.

Nhiều khối óc mang lại nhiều ý tưởng phong phú. Đội nhóm mang lại khả năng sáng tạo và óc tưởng tượng cao hơn cá nhân, nhìn được các vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau.

Đội nhóm có nhiều loại tài năng và kĩ năng hơn là từng cá nhân riêng lẻ. Điều này rõ ràng làm tăng tính hiệu quả và sự đa dạng của những vấn đề mà họ có thể giải quyết.

Thành viên đội nhóm học hỏi kĩ năng mới từ đồng sự. điều này làm tăng phạm vi hiểu biết của mỗi người, và thường xuyên mở rộng năng lực của cả đội nhóm.

Làm việc nhóm hiệu quả hơn so với vài cá nhân làm việc một mình. Trong một đội nhóm tốt, các thành viên biết cách giao việc cho người phù hợp, và điều phối công việc chung để đạt hiệu quả cao nhất.

Làm việc nhóm đem lại sự giải tỏa khi ai đó gặp vấn đề. Luôn luôn có hỗ trợ và dự phòng trong nhóm, điều này làm giảm căng thẳng khi bạn không phải là người duy nhất làm một công việc nào đó.

Tương tự như vậy, việc mỗi thành viên đều biết rằng mình chịu trách nhiệm về công việc của người khác sẽ làm họ trở nên hiệu quả hơn. Không ai muốn làm người khác thất vọng hoặc bị coi là mắt xích yếu kém trong đội. Khi một đội hoạt động tốt, mỗi người đều biết vai trò của mình trong công việc chung, và sẽ nỗ lực để đảm bảo mình không khiến cho công sức của người khác trở nên vô ích.

Khi là thành viên của đội nhóm, người ta sẽ có sự chủ động cao hơn đối với việc mình làm Họ tham gia vào việc lập kế hoạch hành động của toàn đội, và có thể thấy được phần việc của mình có vai trò ra sao trong mục đích chung của cả đội và tổ chức. Họ sẽ không có cảm giác làm việc mông lung.

Đội nhóm tốt có thể tạo ra lãnh đạo. Đội nhóm tạo cho mọi người cơ hội thể hiện khả năng và thực hành việc lãnh đạo ở thời điểm thích hợp.

Một tầm nhìn chung có tác dụng thúc đẩy mọi người luôn tiến bước.

Hạn chế:

Quá trình ra quyết định sẽ lâu hơn và có thể khó khăn hơn rất nhiều.

Tùy từng vấn đề hoặc nhiệm vụ, có khi giải quyết bằng đội nhóm lại là một sự lãng phí. Có những việc có thể làm một cách dễ dàng bởi cá nhân.

Thành công của toàn đội có khi lại phụ thuộc vào công việc của thành viên yếu kém nhất.

Khi đội nhóm đã đi về một hướng nhất định, thì dù là đi sai hướng, sẽ khó để cản lại cái đà của nó và đưa nó trở lại con đường đúng.

Nhất là lúc ban đầu, mọi thành viên còn đang làm quen với nhau, thì công việc của đội có thể bị ảnh hưởng bởi những khúc mắc và đổ lỗi giữa các thành viên với nhau.

Mặt khác, khi mọi người đã làm việc quen với nhau rồi, có thể họ sẽ rất ngại nói với người khác khi không hài lòng về công việc của nhau hoặc khi cảm thấy rằng cả đội đang không đi tới đâu cả.

Các cá nhân có thể mất động lực vì thiếu sự ghi nhận dành cho bản thân mình về giá trị của công việc mình làm. Phải rất khó khăn để cân đối giữa nỗ lực của toàn đội và sự công nhận dành cho cá nhân.

Một câu hỏi có thể đặt ra ở đây là “Tại sao phải xây dựng đội, thay vì một nhóm?” Câu trả lời là: nhóm chỉ đơn thuần là sự quy tụ một số người lại để làm việc trên một mục tiêu. Các thành viên có thể có rất ít liên hệ với nhau, ít hoặc không quan tâm ít tới việc có thực sự đạt được mục tiêu hay không, và có thể không có lợi ích gì liên quan tới mục tiêu đó. Một nhóm có thể đem lại một số lợi ích như của một đội, tuy nhiên đây không phải là điều chắc chắn. Còn điều chắc chắn là: một nhóm thì không có một tầm nhìn chung, và khả năng lớn là nó mang đa số  nhược điểm của một đội như đề cập ở trên.

Một nhóm sẽ trở thành một đội khi mà nó đã tạo được một tầm nhìn giữa các thành viên, phát triển ý thức về chính mình như là một đội thực thụ, cam kết về chất lượng của những gì nó đạt được, đề cao ý thức trách nhiệm với nhau và hết mình đối với mục đích và các mục tiêu chung. Theo cách nhìn của Katzenbach và Smith, một đội sẽ trở thành môt đội có hiệu năng cao, khi mà mỗi thành viên có sự cam kết đối với sự phát triển và thành công cá nhân của các thành viên khác. Chính sự cam kết đó tạo ra những lợi ích lớn nhất mà một đội có thể mang lại.


KHI NÀO BẠN NÊN XÂY DỰNG ĐỘI

Các nhà tâm lý học xã hội đã nhìn vào những sự khác biệt trong hiệu quả làm việc của con người khi có và không có người khác xung quanh. Từ những quan sát này, họ đã đưa ra một vài chỉ dẫn để xác định xem khi nào thì đội nhóm sẽ có hiệu quả hơn cá nhân. Ví dụ:

– Mọi người trong đội, nói chung, đều có kĩ năng giải quyết nhiệm vụ đang được đặt ra.

– Nhiệm vụ này cần phải có sự bổ trợ về mặt kĩ năng của nhiều người cho nhau.

– Nhiệm vụ này đòi hỏi phải có nhiều người để giải quyết (VD: di chuyển một chiếc đàn piano).

– Việc hoàn thành được nhiệm vụ không lệ thuộc vào hiệu quả làm việc của thành viên yếu nhất trong đội.

– Các thành viên trong đội đều có kinh nghiệm làm việc đội nhóm.

– Mọi người nhận thức rằng nhiệm vụ này là rất quan trọng

– Sự quyết tâm và cam kết của nhóm để giải quyết nhiệm vụ này là cao.

Không nhất thiết phải thỏa mãn tất cả các điều kiện trên thì mới nên chọn lập đội nhóm, nhưng cũng cần phải đáp ứng được một vài điều kiện trong đó. Càng hội tụ được nhiều trong số những điều kiện trên thì khả năng thành công của đội nhóm sẽ càng cao.

Tương tự, nếu tình hình thực tế trái ngược lại những điều kiện chỉ dẫn trên (vd: mọi người nói chung không có kỹ năng xử lý nhiệm vụ này) thì có thể đội nhóm sẽ không phải là cách hiệu quả để giải quyết nhiệm vụ đang đặt ra. Thêm vào đó, đội nhóm có thể sẽ là không cần thiết hoặc không thành công khi chỉ có một thành viên có hiểu biết chuyên môn là có khả năng giải quyết nhiệm vụ, hoặc khi nhiệm vụ phải được hoàn thành trong thời hạn rất gấp.

Theo các hướng dẫn này, đội nhóm có thể phù hợp với hầu hết mọi tình huống mà cần nhiều người cùng làm việc. Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp mà trong đó đội nhóm sẽ đặc biệt hữu dụng:

Lên kế hoạch chiến lược để giải quyết các vấn đề cộng đồng. Một cách tiếp cận mang tính tham gia đối với việc lập kế hoạch sẽ đòi hỏi xây dựng một đội nhóm cộng đồng để phát triển một kế hoạch chiến hoạch.

Khởi tạo một tổ chức hoặc sáng kiến mới. Bạn có thể lập một đội nhóm cộng đồng để lên kế hoạch cho một tổ chức/thực thể mới.

Khởi tạo một chương trình hoặc một biện pháp can thiệp mới bên trong một tổ chức hoặc nhóm sáng kiến. Một đội nhóm cộng đồng có thể lên kế hoạch hoặc bắt đầu thực hiện một biện pháp can thiệp mới.

Khởi tạo một liên minh. Một lần nữa, một đội nhóm cộng đồng có thể là hữu ích trong việc lên kế hoạch và khởi động một liên minh mới.

Lên kế hoạch và thực hiện đánh giá cộng đồng. Một đội nhóm đa dạng – có chức năng lên kế hoạch, liên hệ với cộng đồng, thu thập, phân tích thông tin và báo cáo về những kết quả phát hiện – sẽ có khả năng thực hiện cuộc đánh giá một cách chính xác và hiệu quả.

Đánh giá một tổ chức, sáng kiến hoặc biện pháp can thiệp. Sự đánh giá thường được thực hiện tốt nhất bởi một đội nhóm bao gồm các chuyên viên đánh giá để mang lại nhiều góc nhìn khác nhau.

Dẫn dắt một chiến dịch vận động với một mục tiêu cụ thể. Ở đây, việc có một đội nhóm chuyên phụ trách truyền thông, tiếp cận với cộng đồng, liên lạc nhà chức trách và lập pháp sẽ là giải pháp tuyệt vời.

Chạy một sự kiện hoặc chiến dịch gây quỹ. Dù mục tiêu gây quỹ của bạn là gì, thì có một đội nhóm tốt sẽ giúp công việc được lan tỏa rộng rãi và dễ tạo nên thành công.

Sắp xếp nhân lực và chạy một tổ chức hoặc sáng kiến. Đội ngũ nhân viên có thể được chia thành các đội, mỗi đội chịu trách nhiệm về 1 mảng khác nhau của công việc chung. Có một khả năng nữa, nhất là với các tổ chức nhỏ, là toàn bộ đội ngũ nhân lực có thể vận hành như một đội duy nhất, hướng tới một tầm nhìn chung.

Tham gia vận động. Cách tiếp cận bằng đội nhóm có thể làm hoạt động vận động hiệu quả hơn, nhất là khi các thành viên của đội đại diện cho các thành phần khác nhau trong cộng đồng.

Thực hiện một chức năng cụ thể trong một chương trình hoặc sáng kiến cộng đồng. Nhiều tổ chức y tế và phục vụ con người thường thành lập ra đội nhóm để đáp ứng các vấn đề cụ thể hoặc các nhóm dân cư cụ thể. Một phòng khám có thể bao gồm một bác sĩ, một nhân viên công tác xã hội, một y tá-hộ sinh, một hoặc hai trợ lý của bác sĩ và một vài điều dưỡng viên – tất cả làm việc cùng nhau như một đội, để khám và điều trị cho các gia đình. Các trung tâm sức khỏe tâm thần thường chọn cách tiếp cận đội nhóm, có một người quản lý các ca bệnh và một bác sĩ trị liệu để phục vụ một số người nhất định. Các bảo mẫu, giáo viên (nhất là ở trường cấp 2, nơi mà cách tiếp cận “đội nhóm” được coi là tiêu chuẩn), những người làm công việc tiếp cận và hỗ trợ người vô gia cư… cũng hoạt động theo hình mẫu này.

Thay đổi cộng đồng về lâu dài. Việc tổ chức và phát triển cộng đồng là một quá trình lâu dài. Chúng thường khó và gây nản lòng và thường phải dựa vào sự quyết tâm, cống hiến của những người thực hiện. Cách tiếp cận đội nhóm không chỉ cho phép thực hiện được nhiều công việc hơn, mà còn giúp mọi người tham gia biết được những người còn lại đang làm gì. Như vậy nghĩa là nhóm có thể hiệu quả và không trùng việc, có khả năng linh hoạt thay đổi khi thông tin mới xuất hiện. Hỗ trợ lẫn nhau cũng có thể làm công việc của đội hiệu quả hơn và lâu dài hơn.


ĐIỀU GÌ LÀM NÊN MỘT ĐỘI TỐT

Các nhóm hoạt động tốt đều có những điểm riêng biệt, nhưng cũng thường có một số điểm chung. Trong sách Thiên tài về tổ chức: Bí mật của hợp tác sáng tạo (Organizing Genius: The Secrets of Creative Collaboration), các tác giả Warren Bennis và Patricia Ward Biederman đã khảo sát sáu nhóm nổi tiếng, bao gồm đội Dự án Manhattan, để hiểu các nhân tổ nào góp phần vào sự hợp tác sáng tạo. Đây là 15 Bài học về các “nhóm có hiệu quả cao”:

Bắt đầu từ những con người xuất sắc. Những người biết nhìn sự việc một cách khác biệt, khéo tìm ra các vấn đề thú vị và quan trọng, có kĩ năng giải quyết vấn đề, tìm thấy các mối liên hệ, có hiểu biết và mối quan tâm rộng rãi với nhiều hệ quy chiếu.

Đội nhóm tốt và lãnh đạo giỏi tạo ra lẫn nhau. Những người lãnh đạo tốt nhất tạo ra và duy trì được những hoàn cảnh mà các thành viên khác có thể tạo ra sự khác biệt.

Các nhóm tốt đều có một người lãnh đạo mạnh. Người lãnh đạo có thể hành động như một người “mơ mộng một cách thực dụng” với tầm nhìn độc đáo nhưng khả thi, hoặc như một người quản lý – nhận diện và lựa chọn những điểm xuất sắc ở người khác; như người điều phối các nhóm tình nguyện để cùng thực hiện một dự án hiệu quả, hoặc như là một “người thực hiện” – hiểu công việc và những đòi hỏi để thực hiện nó.

Kết luận của Bennis và Biederman được dựa trên sáu nhóm họ nghiên cứu. Trong các trường hợp khác, các nhóm thành công đều đã hoạt động tốt với sự lãnh đạo mang tính cộng tác ở những dạng khác nhau. Công bằng mà nói, cần phải có một hình thức lãnh đạo nào đó và có thể, một người lãnh đạo mạnh duy nhất là sự thể hiện hiệu quả nhất của sự lãnh đạo đó.

Lãnh đạo của các nhóm tốt yêu thích nhân tài và biết tìm kiếm điều đó ở đâu. Người tài thường nhạy bén để nhận ra những nơi đầy năng lượng và tiềm năng cho tương lai. Người lãnh đạo giúp kết nối nhóm với các mạng lưới con người, ý tưởng, và nguồn lực để thúc đẩy công việc của nhóm. Các mạng lưới này càng đa dạng thì càng tăng cơ hội xác lập các mối liên hệ mới. Những người tham gia biết rằng sự tham gia của họ vào nhóm là một dấu hiệu của sự ưu tú, xuất sắc.

Nhóm tốt là nhóm chứa đầy những con người tài giỏi có thể làm việc với nhau. Các thành viên chấp nhận trách nhiệm chia sẻ thông tin và thúc đẩy công việc. Họ bao dung đối với những sự dị biệt tính cách cá nhân và cố gắng là đồng sự tốt để tiến tới mục đích chung.

Các nhóm tốt đều tin rằng mình đang thực thi một sứ mệnh trời trao. Các thành viên tin rằng họ đang làm một thứ gì đó rất quan trọng. Công việc họ làm được nhìn nhận như là sứ mệnh chinh phục cao cả, chứ không chỉ là một công việc kiếm sống. Tầm nhìn mạnh mẽ giúp họ nhìn nhận những mất mát, thiệt thòi như là sự hi sinh cao thượng. Mục đích tập thể rõ ràng khiến cho mọi thứ mình làm trở nên có ý nghĩa và giá trị. Các thành viên thế hệ trước truyền đạt lại cho các thế hệ sau về việc họ đang làm gì và lí do vì sao, cũng như những thành viên mới có thể đóng góp ra sao.

Nhóm có thể được ví như một hòn đảo, nhưng được nối với đất liền qua một cây cầu. Những người đang muốn thay đổi thế giới cần có một sự biệt lập tương đối khỏi thế giới, để tránh khỏi thứ gây nhiễu, gây mất tập trung của nó, những vẫn có thể vận dụng các nguồn lực từ đó. Công việc này nặng nề, khó khăn nhưng cũng phải mang lại niềm hứng khởi.

Nhóm tốt coi bản thân họ như là người dù ở chiếu dưới nhưng đang chiến thắng. Họ là David đang chiến đấu với Goliath, họ xem mình là kẻ lanh lợi và can đảm khi chiến đấu chống lại một đối thủ lớn hơn.

Nhóm tốt luôn có một địch thủ. Họ tham gia vào” Cuộc chiến chống đói nghèo” hay “Cuộc chiến chống ma túy. Điều này nâng cao tầm quan trọng của nỗ lực hoạt động, giúp cho nhóm có sức mạnh để tập hợp và tự định nghĩa về căn cước của mình.

Các thành viên trong nhóm đều say mê và cống hiến cho công việc ở mức độ phi thường.

Nhóm tốt luôn lạc quan, chứ không tư duy kiểu thực tiễn. Họ là người tài năng và có niềm tin rằng mình sẽ cùng nhau đạt được những điều lớn lao. Khó khăn của nhiệm vụ càng làm tăng thêm sự hứng khởi.

Trong một nhóm tốt, mọi người đều làm công việc phù hợp, và mọi việc đều được làm bởi những người phù hợp. Những người tài năng được làm công việc mà họ phù hợp nhất.

Lãnh đạo của nhóm biết mang lại đúng những thứ mà nhóm cần và giúp nhóm không bị chi phối bởi những thứ còn lại. Người lãnh đạo giúp đem lại những thử thách xứng đáng, tức là những nhiệm vụ mà qua đó mọi người có thể sử dụng hết tài năng của mình. Họ đem lại những công cụ cần thiết cho công việc, giúp chia sẻ thông tin và ý tưởng khi họp lại mỗi tuần cùng các thành viên khác trong nhóm để giải quyết các vấn đề và khám phá các ý tưởng mới. Họ giúp các thành viên quản lý được sự căng thẳng, stress trong công việc, làm gương và duy trì một bầu không khí lịch sự, tương kính, bảo vệ nhóm khỏi tác động bất lợi từ bên ngoài.

Nhóm tốt cho kết quả bằng hành động. Đó là nơi của những hành động cụ thể , chứ không chỉ là những trung tâm suy nghĩ chiến lược. Họ xắn tay áo làm những việc để tạo ra sản phẩm và dịch vụ đúng thời hạn.

Làm việc tốt và hiệu quả chính là phần thưởng cho nhóm. Họ tham gia vào giải quyết các vấn đề khó khăn và có ý nghĩa quan trọng. Công việc của họ có ý nghĩa với mọi người – cả người được phục vụ và cả người thực hiện.


XÂY DỰNG ĐỘI NHÓM NHƯ THẾ NÀO?

Xây dựng một đội nhóm tốt đòi hỏi rất nhiều công việc khác ngoài chuyện tuyển chọn thành viên. Tuyển chọn thành viên chỉ là bước đầu và có khi bạn còn không có cơ hội để làm điều đó, trong trường hợp phải làm việc với một nhóm đã tồn tại sẵn. Một vài yếu tố khác để xây dựng đội nhóm bao gồm: gây dựng và truyền đạt một tầm nhìn, lên kế hoạch nhiệm vụ của nhóm sao cho phù hợp với tầm nhìn, tìm cách để mọi người làm việc cùng nhau và tiếp tục không ngừng tinh chỉnh.

Đoạn dưới đây nêu ra những phương hướng chung, và không nhằm đưa ra một chỉ dẫn chi tiết từng bước cho việc xây dựng đội nhóm. Một vài yếu tố trong đó có thể phải mất thời gian mới có cách giải quyết được. Với những yếu tố khác, có thể khi đạt đến một điểm tới hạn nào đó thì sẽ có thể được xử lý. Mỗi nhóm đều có sự độc đáo riêng và không có công thức chung nào đảm bảo thành công cho tất cả.

Lựa chọn thành viên vào đội 

Những điều dưới đây được nêu ra với giả định là một người nào đó sẽ đứng ra tuyển chọn các thành viên. Nhiều lúc tgiả định này đúng, nhưng cũng có nhiều lúc, các đội nhóm tự lựa chọn thành viên của mình, hoặc các thành viên trong nhóm cùng tham gia vào việc chọn phần còn lại. Đây là là lựa chọn lý tưởng, trên nhiều phương diện, miễn là mọi người đều hiểu những yếu tố nào là quan trọng đối với nhiệm vụ này và ít nhất là có sự hiểu biết cơ bản về việc làm thế nào để một đội nhóm hoạt động ăn ý.

Bất kể là khi bạn tuyển người mới cho một đội nhóm, hay lựa chọn từ những người sẵn có ở trong một tổ chức, có một vài yếu tố cần xem xét như sau:

Bắt đầu từ những người tốt nhất mà bạn tìm được. Các thành viên của đội giỏi tới đâu thì toàn đội sẽ hiệu quả tới đó, và tìm những người tốt nhất cho công việc cần làm là điều cực kỳ quan trọng. “Tốt nhất” ở đây không phải luôn chỉ có nghĩa là có thể làm tốt hơn mọi người khác. Có những người mà có thể có kinh nghiệm chuyên môn rất tốt, nhưng lại khó làm việc chung, hoặc hay ganh tị với thành công người khác. Vì vậy, nhiều khi chúng ta nên tuyển người giỏi thứ nhì thôi (tất nhiên là vẫn rất giỏi), nhưng lại có ý thức tốt hơn trong tư cách là thành viên của một đội nhóm.

Chọn thành viên phù hợp. “Tính phù hợp, ăn ý” là vấn đề đã được đề cập ở trên, và nhắc lại nó cũng không hề thừa. Để các thành viên trong đội có thể ăn ý với nhau, thì họ phải có sự liên đới ở nhiều cấp độ.

Tính cách. Người ta không nhất thiết phải trở thành bạn thân, nhưng ít nhất phải tôn trọng và tốt hơn nữa là quý mến nhau. Họ sẽ phải dành nhiều thời gian với nhau, bởi vậy cả đội sẽ dễ đạt được thành công nếu mọi người cảm thấy thoải mái, dễ chịu trong suốt khoảng thời gian làm việc chung. Thêm vào đó, khi mọi người càng tôn trọng và quý mến lẫn nhau, họ sẽ trao đổi ý kiến tốt hơn và cảm thấy gắn bó, trung thành hơn với tập thể đội nhóm cũng như công việc của nó. Cả hai yếu tố này đều đóng góp vào hiệu quả công việc. Do đó khi lựa chọn thành viên, cần cân nhắc xem người đó có thể hòa thuận với những người khác không, và sẽ đóng góp hay làm tổn hại ra sao tới tính cách của toàn đội.

Thế giới quan. Nhất là trong lĩnh vực y tế, dịch vụ con người, công tác cộng đồng, các mục tiêu tổng thể của mọi người có liên quan cần phải có sự tương đồng. Nếu một số thành viên xem việc trao quyền cho những người tham gia bên ngoài là tiêu chí quan trọng, còn những thành viên khác lại coi điều đó là gây phiền hà, cản trở thì điều này sẽ tạo ra xung đột. Không chỉ các thành viên mâu thuẫn và chống đối lẫn nhau, mà mục tiêu chung cũng sẽ bị suy yếu. Do đó, mọi thành viên phải chia sẻ đồng thuận về tầm nhìn căn bản của đội. Khi chọn lựa thành viên, thái độ và thế giới quan của họ cần phải được đặt thành những tiêu chí quan trọng.

Đạo đức làm việc. Các thành viên không cần phải là những kẻ nghiện công việc, nhưng họ cần có chung các giá trị đạo đức công việc và quan niệm giống nhau về câu hỏi “làm việc tốt, hiệu quả là như thế nào?”. Nếu được như vậy, sẽ không ai cảm thấy bất mãn khi phải làm việc nhiều hơn người khác, hoặc khi có một ai đó đang không làm việc hết mình.

Khả năng giải quyết tốt bất đồng và xung đột. Các thành viên cần phải khả năng bất đồng một cách tích cực, và dùng những sự khác biệt ý kiến đó để tìm ra giải pháp tốt hơn. Họ phải sẵn sàng nêu ra những gì còn bất đồng, bởi vì bất đồng thường chính là nguồn mạch để chắt lọc ra ý kiến tốt. Đồng thời, họ phải biết rạch ròi giữa ý kiến với cá nhân (tức là bất đồng với ý kiến đó, chứ không ghét bỏ cá nhân người đang bất đồng với mình) và coi sự bất đồng như là những vấn đề cần được giải quyết một cách sáng tạo, trong tinh thần tương kính.

Tìm kiếm những người có sự đa dạng về nền tảng và quan điểm. Một điều dường như hiển nhiên là khi càng có nhiều hệ quy chiếu khác nhau được đưa vào để đánh giá một vấn đề hoặc một cộng đồng thì càng tốt. Những đội nhóm đa dạng trên các phương diện, như nền tảng, trình độ đào tạo, văn hóa, có khả năng đem một loạt kĩ năng và góc nhìn khác nhau vào công việc họ làm. Vi vậy, khi chọn thành viên cho đội, cần lưu tâm đến những gì mà họ đóng góp vào cho cái tổng thể của đội, vì nó sẽ tạo ra một nhóm năng động, sáng tạo.

Tìm kiếm những người có ý thức cam kết với khái niệm “làm việc đội nhóm”. Làm việc đội nhóm thường đòi hỏi mọi người bỏ qua sở thích cá nhân để có thể đạt được mục đích chung của đội. Thành viên trong đội hiểu “làm việc như một phần của đội nhóm” là như thế nào. Họ phải sẵn lòng thỏa hiệp – nhất là khi họ biết rằng mình đúng – để duy trì không khí thân thiện và tương kính trong toàn đội. Thêm vào đó, họ phải biết kiểm soát cái tôi cá nhân của mình để đội nhóm có thể hoạt động hiệu quả.

Tìm kiếm những người gắn bó với tầm nhìn của nhóm. Tầm nhìn này có thể đã có từ trước khi thành lập đội, hoặc đã được cả đội cùng xây dựng nên. Trong cả hai trường hợp, việc các thành viên đặt niềm tin vào nó và nỗ lực để hiện thực hóa nó là rất quan trọng đối với thành công của đội trong dài hạn. Bất cứ người nào mà bạn chọn cũng phải có đủ sự đam mê để từ đó tạo ra sự cam kết, gắn bó cần thiết, và phải có một thế giới quan cho phép người đó gắn bó với tầm nhìn cụ thể của toàn đội.

Tìm kiếm những người hài hước. Công việc của các tổ chức và sáng kiến ở cấp cơ sở, dựa trên cộng đồng thì luôn là khó nhọc, dễ gây nản lòng và hiếm khi đem lại thu nhập cao (có khi còn là không công). Mọi người cần có tính hài hước và thái độ vui vẻ để duy trì nhiệt huyết, để đối mặt với sự thất vọng hay những thất bại vốn là không thể tránh khỏi trong công việc này, kể cả những trường hợp thành công nhất. Trong các tổ chức y tế và dịch vụ con người, nhân viên ở đó thường hay có kiểu hài hước, bông đùa về những sự tang thương, đau khổ – điều này khiến một số người bên ngoài phiền lòng– nhưng trên thực tế, đối với người trong cuộc, nó lại rất cần thiết cho sự vận hành trơn tru của tổ chức, không kém gì năng lực chuyên môn và sự tận tụy với công việc.

Trong sê-ri phim MASH, các bác sĩ và y tá ở một bệnh viện dã chiến trong thời Chiến tranh Triều Tiên phải đối mặt với những hoàn cảnh khủng khiếp và sự đau đớn cùng cực của những người lính bị trọng thương. Sự hài hước đã là cách giúp họ giữ sự tỉnh táo và bình tĩnh. Nếu họ không biết đùa bỡn, thì hoàn cảnh của công việc sẽ trở nên không thể chịu đựng cho cả họ và người xem.


XÂY DỰNG ĐỘI NHÓM

Một khi đã tập hợp được một nhóm các thành viên của đội (bằng cách tuyển dụng, chọn từ đội ngũ nhân viên của một tổ chức có sẵn, hoặc tiếp nhận một nhóm sẵn có) thì nhóm người này phải được chuyển đổi thành một đội thực sự. Bạn càng ít quan tâm đến bước quy tụ nhóm thì ở bước này mọi việc sẽ càng khó khăn. Tất cả những điều sau áp dụng cho cả những đội đã được tuyển lựa kỹ càng cho một mục đích cụ thể lẫn những nhóm đang tồn tại sẵn mà cần phải được chuyển hóa thành đội. Tuy nhiên, một vài trong số những điểm dưới đây lại đặc biệt phù hợp cho những nhóm mà trước đó đã không được chọn lựa kĩ càng.

Bắt đầu với tầm nhìn. Như đã nhắc nhiều lần trước đó. Một đội cần phải xác định ra tầm nhìn cho mình để từ đó có sự đam mê (Ví dụ như nhiều nhóm (thành công) nghĩ rằng họ đang thực hiện một sứ mệnh từ Thượng Đế). Tầm nhìn này có thể được gây dựng bằng nhiều cách:

Nó có thể là tầm nhìn của một người lãnh đạo mạnh và sáng tạo. Những lãnh đạo mà có sức mạnh chuyển hóa đều có một tầm nhìn để thu hút những người khác đi theo.

Nó có thể chỉ đơn giản là đắp thịt lên khung xương của công việc mà đội nhóm đang làm từ trước. Ví dụ: Thay đổi dạng thức công việc của một tổ chức theo hướng của các tiếp cận đội nhóm – thì có thể không cần thay đổi tầm nhìn của tổ chức, mà chỉ cần đưa ra một phát biểu rõ ràng hơn của, hay cần tạo ra được một ý thức cam kết, gắn bó mới đối với những gì vốn đã là đến lý tưởng và mục tiêu của tổ chức.

Nó có thể là một tầm nhìn nhóm. Một cách để bắt đầu xây dựng đội nhóm là thúc đẩy việc phát triển một tầm nhìn mang tính dẫn dắt của nó. Với một đội mà sự lãnh đạo là mang tính hợp tác và dân chủ, thì tầm nhìn này phải là kết quả của một quá trình thảo luận nhóm. Trong trường hợp lãnh đạo của đội là do chỉ định, thì người lãnh đạo có thể tham gia cùng vào việc phát triển tầm nhìn của nhóm, để nó cũng sẽ là tầm nhìn của họ.

Nó có thể là kết quả của một quá trình lập kế hoạch chiến lược ở quy mô khắp tổ chức hoặc khắp cộng đồng. Tầm nhìn này có thể liên quan trực tiếp tới các nhu cầu của cộng đồng hoặc của nhóm dân cư mục tiêu.

Bất kể đã đi qua hành trình nào để xác định ra tầm nhìn này, nhóm cũng đều cần đặt niềm tin vào nó thì mới có thể thành công. Nghĩa là tầm nhìn phải nhất quán với những gì mà các thành viên trong đội vẫn cam kết gắn bó lâu nay, hoặc họ phải là một phần trong việc gây dựng nên tầm nhìn ấy.

Xây dựng liên kết trong đội. Ban đầu, một việc nên làm là xây dựng sự cố kết trong đội thông qua một loại hình hoạt động mang tính gắn kết nào đó, phù hợp với tính chất của nhóm (vd: nếu đội nhóm gồm toàn người cao niên thì không nên đưa họ đi một chuyến dã ngoại đòi hỏi nhiều sức lực). Một số cách bạn có thể làm, như:

Một cuộc gặp kéo dài cả ngày hoặc nhiều ngày ở một nơi tách biệt khỏi công việc thường ngày, để mọi thành viên có thể làm quen với nhau và tăng cường ý thức cam kết gắn bó của họ với toàn đội và với mục đích chung.

Các hoạt động gắn kết cụ thể. Bạn có thể tổ chức những hoạt động mà trong đó, thành công chỉ có thể đạt được nhờ làm việc đội nhóm. Nếu điều kiện thể chất cho phép, có thể tổ chức các hoạt động hướng ngoại như leo núi, trèo lên vách đá hoặc các trò chơi mang tính hợp tác. Giải đố theo nhóm, có thể xoay quanh nhiệm vụ của đội, là một lựa chọn khác có thể cân nhắc. Tiếng cười, cũng như cơ hội để làm việc cùng nhau, chính là những yếu tố quan trọng ở đây.

Giao lưu tập thể. Nấu và ăn cùng nhau, tham gia các hoạt động vui vẻ như picnic, sáng tác nhạc, đi xem kịch,…, có hoặc không có sự tham gia của các gia đình, có thể tạo ra sự gắn kết giữa các thành viên.

Tạo ra các truyền thống riêng của đội. Ăn trưa cùng nhau, chơi bài sau giờ làm, tặng những phần thưởng “giả”, hoặc chơi trò gửi email nối tiếp, trong đó chứa một câu chuyện, và yêu cầu mỗi người đóng góp vào nội dung của nó – đều giúp cho đội gắn kết chặt chẽ hơn.

Đảm bảo rằng khái niệm về đội nhóm là hoàn toàn rõ ràng, và mọi người hiểu ý nghĩa của chuyện đó đối với bản thân họ.

Để mọi người trong đội cùng tham gia vào việc lập kế hoạch về cách hoạt động của đội và phần việc của mỗi thành viên. Thành viên càng có nhiều quyền kiểm soát đối với công việc của họ, thì khả năng hoàn thành tốt công việc càng cao.

Giải quyết các vấn đề cá nhân. Việc này có thể là một nhu cầu vẫn đang tiếp diễn, và nên bắt đầu ngay từ lúc thành lập đội để các vấn đề có thể được giải quyết sớm càng sớm càng tốt. Bất cứ vấn đề cá nhân nào gây cản trở quá trình hoạt động của đội đều cần phải được đương đầu và giải quyết ngay từ ban đầu. Một vài chuyện trong số đó có thể được giải quyết riêng tư với một người, một số chuyện khác thì lại cần được sự chú ý của cả nhóm. Một số vấn đề thường gặp:

Xung đột hay các vấn đề khác giữa các thành viên. Không nhất thiết là bạn có thể khiến mọi người quý mến nhau. Nhưng bạn có thể kiên định yêu cầu họ đối mặt và giải quyết mâu thuẫn, cư xử có văn hóa và không được để cho mâu thuẫn riêng đó làm ảnh hưởng tới công việc chung của đội.

Nhu cầu được công nhận cá nhân. Các cá nhân có thể tự xem mình (đúng hoặc không đúng sự thật) rằng mình là người nghĩ ra trước các ý tưởng, các giải pháp, hoặc là nguồn động lực chính đằng sau thành công của đội… Nhiều khi nhận thức đó là hợp lý và chính đáng, nhưng nếu cứ xảy ra thường xuyên, chúng có thể hủy hoại sự cố kết trong đội.

Thiếu khả năng thỏa hiệp hoặc buông bỏ các ý kiến. Linh hoạt là một đặc tính mà thành viên rất cần có. Việc đưa ra ý kiến của mình là quan trọng, nhưng cũng cần phải biết lúc nào thì cần buông bỏ các ý kiến của mình, hoặc cần kết hợp một vài khía cạnh trong ý kiến của mình vào ý kiến của người khác vì lợi ích của công việc chung.

Thiếu sự cam kết gắn bó cho công việc. Để một nhóm hoạt động tốt, mọi thành viên phải tin vào việc họ đang làm, và làm hết sức có thể. Nếu mọi người không tận tâm gắn bó với công việc, thì công việc sẽ không thể diễn ra.

Những rắc rối nảy sinh từ 4 loại vấn đề trên có thể là những vấn đề khó giải quyết nhất, nhưng nếu cứ để chúng hoành hành mà không giải quyết thì chúng có thể hủy hoại một nhóm.

Lập ra các chuẩn mực của đội nhóm. Trong một đội nhóm cần có sự đồng thuận về cách ứng xử giữa các thành viên và cách giải quyết các vấn đề. Các chuẩn mực này nên được tạo từ cả tập thể đội nhóm, và được bàn thảo công khai để mọi người đều thấy chúng là công bằng và hợp lý. Một số khía cạnh cần được bao hàm:

Phép lịch sự. Ngay khi tranh luận gay gắt, mọi người vẫn cần phải đồng ý trên nguyên tắc chung là không được sử dụng ngôn ngữ xúc phạm, công kích cá nhân, đe dọa và các hành vi tương tự. Việc thảo luận có thể trở nên gay gắt, nhưng không được đe doạ tới sự gắn kết giữa các thành viên.

Giải quyết xung đột. Nên có những cách thức rõ ràng để giải quyết xung đột, tránh tình trạng vấn đề không được giải quyết, hoặc sẽ dẫn đến sự rạn nứt kéo dài giữa các thành viên.

Giao tiếp. Các thành viên cần có khả năng tiếp cận dễ dàng và trực tiếp với nhau để trao đổi thông tin hiệu quả và nhanh chóng, nhờ đó không ai bị bỏ lại ở bên ngoài. Tạo ra các hệ thống để duy trì cấp độ giao tiếp này là một bước quan trọng khi lập đội nhóm.

Trách nhiệm. Các thành viên mặc dù đã biết trách nhiệm công việc của mình là gì, nhưng họ cũng cần hiểu được những trách nhiệm cá nhân của mình đối với việc duy trì đội nhóm. Ví dụ, khi một thành viên không hài lòng về hành vi ứng xử của một thành viên khác trong đội thì có trách nhiệm nêu vấn đề đó ra một cách phù hợp, thay vì chờ đợi người kia tự thay đổi, hoặc đợi cho một ai đó khác để ý tới và giải quyết. Những trách nhiệm tương tự khác bao gồm giúp giữ cho mọi người tập trung vào công việc, gợi ý giúp đỡ khi người khác gặp khó khăn, kêu gọi mọi người cùng chú ý tới các vấn đề trong công việc hoặc giữa các thành viên với nhau, v.v.

Tầm quan trọng của đội nhóm và sứ mệnh. Đây là điều không thể ép buộc, nhưng sẽ đóng góp rất nhiều vào hiệu quả của đội, nếu một trong các chuẩn mực của đội là: đặt mục tiêu tập thể lên trên hết, và nếu mọi người trong đội thành thực đồng ý với nguyên tắc ấy. Nếu làm được như vậy, đội của mình gần như chắc chắn sẽ thành công.

Thảo luận về các vấn đề hậu cần của làm việc đội nhóm. Làm sao để nhóm hoạt động tốt nhất? Đội nhóm của bạn cần đặt ra được một quy trình để đảm bảo sự vận hành tối ưu. Ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện một việc nào đó? (Hãy nhớ rằng trong một nhóm hiệu quả, các nhiệm vụ đều được giao cho người thành thạo về chúng nhất.) Bạn có thể quy định ra lịch trình họp, hội nghị và tư vấn như thế để đảm bảo rằng tất cả đều nắm được mọi thứ mà mình cần biết? Làm sao để giữ cho quá trình tư duy và ra quyết định của toàn đội luôn là năng động,tức là có thể và sẵn sàng thay đổi phương hướng hành động hoặc ý tưởng khi cần thiết? Tất cả các câu hỏi này, và rất nhiều câu hỏi khác nữa, phải được trả lời để nhóm có thể hoạt động trôi chảy và hiệu quả.

Một cách khả dĩ để tiếp cận những vấn đề này là học hỏi các đội nhóm thành công khác, cả trong lẫn ngoài tổ chức của bạn. Họ có thể giúp bạn tránh các sai lầm họ đã vấp phải và đưa bạn tới một số câu hỏi mà bạn có thể còn chưa đặt ra.

Khởi đầu cho đội nhóm bằng một nhiệm vụ mà vừa khả thi, vừa đòi hỏi phải làm việc đội nhóm thì mới có thể hoàn thành. Điều này cho mọi người một dịp để luyện tập kĩ năng làm việc như một đội nhóm thống nhất về một vấn đề nào đó tương đối đơn giản. Đạt một thành công ở bước khởi đầu sẽ giúp tăng sự kết dính trong đội, đem lại cho nó một cách nhìn tích cực để làm nền tảng cho công việc.

Thường xuyên xem xét lại những thành công và thất bại đã qua để hiểu chuyện gì đã xảy ra và học hỏi cho tương lai. Quan trọng là phải nhìn các lỗi và thất bại như là những cơ hội để học tập, không phải để đổ thừa trách nhiệm.

Đây là một câu chuyện về Tom Watson, người sáng lập và CEO đầu tiên của IBM. Một quản lý mắc sai sót làm công ty thiệt hại 30 nghìn đô-la, là một số tiền lớn lúc đó. Watson gọi anh ta đến và bắt chất vấn về lỗi xảy ra và việc anh ta sẽ học được gì từ lỗi đó. Người nhân viên, nghĩ là mình đang bị lấy làm trò đùa, hét lên, “Tại sao ngài không việc đuổi việc tôi luôn cho rồi?” Watson, ngạc nhiên trả lời, “Đuổi việc cậu á? Chúng tôi vừa mới bỏ ra 30 nghìn đô-la để huấn luyện cậu cơ mà.”

Hỗ trợ ở cả phương diện cá nhân và đội nhóm. Hãy đảm bảo rằng mọi người có được thứ mình cần để thực hiện công việc. Hãy để ý tới cả các nhu cầu cá nhân của thành viên. Họ sẽ làm việc tốt hơn nếu không bị vướng bận vì những chuyện khác. Nếu họ cần sự linh hoạt vì phải chăm sóc con nhỏ hay bố mẹ già, thì hãy đảm bảo cho họ điều đó. Nếu việc cung cấp thức ăn, giải trí, hay chỉ là không gian nghỉ ngơi…sẽ đem lại lợi ích cho nhóm, thì hãy xem bạn có thể đáp ứng tới đâu. Nếu mọi người cần tiếp cận các nguồn tài nguyên như thư viện, một số trang mạng cụ thể… thì hãy cố gắng cung cấp cho họ. Nếu có người cần xin nghỉ làm vào một hôm buổi chiều, thì hãy cho họ được nghỉ. Nói cách khác, hãy làm tất cả những gì bạn có thể để mọi người cảm thấy vui vẻ, thoải mái để làm việc hiệu quả. Tác dụng sẽ được thể hiện ở hiệu quả công việc và chất lượng cuộc sống của mọi người.

Cho mọi người một phần thưởng nào đó để khích lệ họ làm việc như một đội nhóm. Bạn có thể trả lương mọi người cao hơn nếu bạn có tiền. Hoặc bạn có thể cho mọi người thêm sự linh hoạt, quyền hành, cho họ một cơ hội tốt hơn để đạt được mục tiêu và tầm nhìn của họ, cho họ những điều kiện làm việc tốt hơn. Dù là gì, hãy cho các thành viên một phần thưởng nào để họ biết rằng bạn trân trọng những gì họ đang làm.

Tưởng thưởng một cách thật hào phóng cho những thành tựu đạt được. Hãy tưởng thưởng cho những thành công của đội, tưởng thưởng cho từng cá nhân vì làm tốt một việc cụ thể nào đó. Bạn nên tạo ra một cơ chế mà trong đó các thành viên đề cử các đồng sự của họ để được sự ghi nhận. Hãy dùng lời khen một cách hào phòng và chỉ phê bình khi thật cần thiết.


TÓM LƯỢC

Một đội nhóm không chỉ là tập hợp của những người làm việc cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung. Đó là một nhóm mà hoạt động như một khối đơn nhất, nhắm tới một tầm nhìn chung to lớn, mạnh mẽ. Trong các tình huống mà cần thành lập đội nhóm, một đội nhóm làm việc hiệu quả sẽ đạt được những thành tựu mà các cá nhân không thể  khi làm việc đơn lẻ, bởi vì công việc của mỗi thành viên đều có tính hỗ trợ và bổ sung lẫn nhau.

Xây dựng đội nhóm bao gồm việc chọn lựa thành viên (nếu bạn có quyền lựa chọn), phối hợp họ thành một khối làm việc thống nhất. Điều đó đòi hỏi phải suy nghĩ xem làm sao để mọi người có thể phù hợp ăn ý với nhau, giúp họ gây dựng sự gắn kết nhóm và gắn kết giữa các cá nhân.

Xây dựng đội nhóm cũng đòi hỏi phải xem xét các đặc điểm chung của những đội nhóm tốt. Điều đó nghĩa là mang lại hoặc tạo ra ngay từ đầu một tầm nhìn mà mọi người đều tin tưởng. Bước tiếp theo là định nghĩa rõ ràng về khái niệm đội nhóm, đảm bảo rằng mọi người đều hiểu vai trò của họ trong bức tranh tổng thể đó. Khi yếu tố này đã có, thì toàn đội cần lên kế hoạch chung về cách thức vận hành của đội (ai sẽ làm gì, giao tiếp ra sao cho hiệu quả, các chuẩn mực trong đội là thế nào.) Mọi vấn đề cá nhân phải được giải quyết ngay từ đầu và càng sớm càng tốt.

Toàn đội cần xem xét kỹ về công việc của mình và hiểu nguyên nhân của những thành công và thất bại để có thể tiếp tục phát triển. Các thành viên cần sự công nhận đối với thành tựu của mình, để họ biết rằng công sức họ bỏ ra đều được trân trọng. Nếu bạn xây dựng được một đội gồm những con người tốt, dựa trên những chỉ dẫn chung này, thì mục tiêu của bạn đã nằm trong tầm tay.

Tác giả: Phil Rabinowitz

Nguồn bài dịch: Broadening the Base for Leadership

Nguồn ảnh bìa: LinkedIn

Comments

comments